Você se preocupa em como escolher o melhor software de RH? A tecnologia está presente em todos os níveis de trabalho dentro de uma empresa. Com as possibilidades de automatização de processos, redução de custos e mitigação de erros trazidos pelos softwares voltados para a gestão, ficar fora dessa tendência mundial é perder espaço no mercado competitivo.
Isso não é diferente com o software de RH, que auxilia a gestão de pessoas. Esse tipo de programa oferece meios para melhorar táticas e estratégias do RH e acelerar registros e análises de informações operacionais.
Investir recursos de sua empresa na aquisição de um software pode ser uma decisão acertada e trazer inúmeros benefícios, como:
- aumento de eficiência;
- mais produtividade;
- maior segurança de dados;
- melhor gerenciamento; e
- integração na organização.
Mas como saber qual solução é a mais adequada? Separamos 12 dicas para você fazer uma boa escolha!
Qual é a importância de escolher o melhor software de RH?
A escolha de um software faz parte da transformação digital do departamento de RH. Com ele, os gestores executam os processos de maneira mais eficiente e contam com dados para tomar decisões mais assertivas.
Automação de tarefas
A primeira utilidade da tecnologia é automatizar tarefas. Mesmo atividades complexas, como analisar resultados de avaliação de desempenho e fazer a triagem de currículos, podem ser assumidas pelo software de RH.
Visibilidade dos processos
O RH passa a ter informações coletadas sobre suas atividades e consegue acompanhar o andamento das tarefas. É possível enxergar tudo o que acontece, tendo clareza sobre as pendências, estágios de execução das atividades, prazos, bancos de talentos, agendas, etc.
Gestão de conhecimento
Escolher o melhor software de RH também é um diferencial para trazer inteligência para o setor. A partir do People Analytics e indicadores, somos capazes de conhecer as pessoas e as atividades a fundo. Logo, podemos usar desse conhecimento para melhorar os processos e serviços internos.
Autoatendimento
Os softwares mais avançados oferecem soluções de autoatendimento no RH. Nesse caso, com auxílio da tecnologia, o próprio colaborador resolve alguns requerimentos, em vez de solicitar junto ao departamento. Calcular horas extras, escolher benefícios, consultar dados profissionais, calcular pagamentos e férias são exemplos.
Controle de obrigações
Ao escolher um software de RH adequado para nossa legislação, temos uma ferramenta a mais para cumprir as obrigações trabalhistas. Podemos gerir pagamentos, enviar informações para E-social, emitir comunicações aos colaboradores, manter registros de funcionários, entre outros deveres da empresa.
Comunicação interna
Os softwares também podem coordenar a comunicação com os colaboradores. Além dos cadastros com os contatos profissionais, é possível gerenciar os canais de comunicação, como aplicativos de mensagens, e-mails e redes sociais.
Quais são os tipos de software para RH?
Todos os processos de RH contam com soluções de tecnologia específicas para melhorar o desempenho, automatizar tarefas e coletar dados. Veja os principais tipos de software de RH:
- recrutamento e seleção;
- organograma da empresa;
- planos de cargos e salários;
- controle de ponto;
- folha de pagamento;
- controle de férias;
- gestão e distribuição de holerites;
- automatização de benefícios.
Os softwares de RH trazem inúmeras facilidades sempre que são aplicados a esses processos. Em soluções como o SAP SuccessFactors, por exemplo, eles podem ser adicionados como módulos dentro da plataforma.
Nesse sistema, em vez de instalar vários softwares diferentes, todos podem ser acessados em uma única central, compartilhando informações e simplificando o trabalho do RH. Assim, você acessa os recrutamentos, treinamentos, bancos de horas, cadastros de funcionários e demais informações com poucos cliques.
Sem contar que, com a computação em nuvem, a solução pode ser acessada pela internet. Não dependemos mais de computadores e servidores caros para acessar a tecnologia de ponta, pois ela pode ser disponibilizada como um serviço digital.
Por que automatizar processos no RH?
Um dos principais motivos para escolher o melhor software de RH para sua empresa é ter um alto nível de automação. Quando as soluções digitais assumem grande parte das tarefas, temos diversos benefícios.
Minimizar erros e retrabalhos
A tecnologia consegue reproduzir a mesma qualidade, independente da quantidade de tarefas. Assim, é possível evitar erros e retrabalhos, que são comuns em rotinas manuais e repetitivas, especialmente quando os profissionais precisam ficar muitas horas trabalhando.
Reduzir custos
Outra vantagem é a redução de custos no RH. Precisamos de menos horas de trabalho e pessoas para executar as rotinas, pois as tarefas mais burocráticas estarão a cargo da tecnologia. Com isso, também economizamos recursos do departamento.
Coletar dados
A automação melhora a coleta de dados. Em vez de ser uma atividade pontual e depender de pesquisas internas, as informações são capturadas a todo momento. Isto é, à medida que dão andamento às atividades no software, os colaboradores alimentam o banco de dados com informações.
Por exemplo, se os recrutadores encerram o processo seletivo no sistema, a informação será utilizada para calcular o fechamento de vagas no prazo. Se realizam uma avaliação de desempenho em formulário digital, os resultados já farão parte do conhecimento disponível na plataforma, e assim por diante.
Tornar o setor mais estratégico
Por fim, ao escolher o melhor software de RH, o departamento deixa de se ocupar apenas com tarefas burocráticas e pode se dedicar a ações mais estratégicas. Recrutar, avaliar e desenvolver pessoas, bem como construir um bom ambiente de trabalho são algumas delas.
Como escolher o melhor software de RH?
Agora que já entendemos a importância da tecnologia, podemos escolher o melhor software de RH. Você pode montar um roteiro com as 12 dicas abaixo e usar as práticas sugeridas para identificar a solução ideal para as necessidades da sua empresa.
1. Busque pelo diferencial
Um dos principais pontos a se considerar na hora de optar por um sistema é o que ele pode oferecer de especial para sua empresa e como ele pode colocar sua busca por talentos e seu planejamento da força de trabalho em um novo patamar.
Por exemplo, softwares que possuem uma estrutura para desenvolvimento de know-how e melhorem o envolvimento dos colaboradores trarão aquele “algo a mais” que o RH está precisando.
2. Escolha um software de RH com certificação
Ter a certeza de que o programa foi desenvolvido por experts no assunto e possui os mais altos padrões de qualidade é um conforto e tanto na hora da decisão.
Certificações e credenciais técnicas expedidas por órgãos reconhecidos no mercado garantem que o sistema atenderá às suas necessidades e não trará dor de cabeça para sua gestão de pessoas.
3. Defina as necessidades do setor
É essencial ter em mente quais são as especificidades de sua empresa e os aspectos do setor de RH que mais precisam ser trabalhados e melhorados.
Por qual motivo sua companhia precisa de um software de RH? Como será usado? Essas e outras perguntas devem ser elaboradas pela equipe de RH para que a utilização do sistema esteja bem alinhada às metas e aos projetos da empresa.
4. Realize uma pesquisa minuciosa
São muitas as ofertas de softwares de gestão disponíveis no mercado. E por isso é preciso atenção especial e paciência na hora da pesquisa, para não contratar um serviço que, em vez de resolver, trará mais problemas para o RH.
Leia publicações atuais sobre o assunto, peça auxílio de colegas especialistas na área e faça uma compilação das funcionalidades e compatibilidades de cada oferta. Como dito anteriormente, dê atenção especial aos diferenciais de cada software.
5. Analise as capacidades do programa
O que o software tem a oferecer? Quais são os serviços inclusos? Como ele pode trazer inovação para a gestão de pessoas? Investigue bem as características de cada utilitário e escolha o que se adéqua melhor às suas metas de crescimento.
Opte por programas que permitam uma integração maior entre os setores de RH, TI e de outras áreas.
6. Faça um teste antes de contratar
Nada melhor do que ter uma experiência prática para conhecer melhor o terreno em que se está entrando. Dê preferência a fornecedores que possibilitem à sua empresa realizar um test-drive do software.
Leve em consideração:
- a facilidade de aprendizado pela equipe;
- a integração com o sistema atual; e
- as necessidades específicas de sua companhia.
7. Foque em armazenamento e compartilhamento
Ter espaço para guardar um número cada vez maior de arquivos, como é a realidade de muitos setores de RH, evita muitos problemas futuros. E ter um sistema que facilite o compartilhamento entre usuários internos e externos poupa tempo e trabalho, além de ser mais seguro.
Softwares que tenham hospedagem na nuvem é a resposta mais adequada para esse quesito, pois eles permitem um armazenamento escalonado sem muitos custos. Além disso, por rodarem na internet, simplificam o envio e recebimento de arquivos.
Escolher o melhor software de RH é uma tarefa que deve ser feita com muito cuidado, lconsiderando os focos de sua empresa.
8. Opte por um sistema de pastas inteligentes
Já parou para analisar quantos processos são realizados pelo setor de RH? Para que todos eles sejam eficientes, é necessária organização. Em especial, quando se trata do arquivo de documentos, como:
- contratos;
- folhas de pagamento;
- currículos;
- admissionais e demissionais;
- relatórios, etc.
No passado, todas essas informações ficavam em um arquivo físico que, quando bem ordenado, facilitava a busca por um documento. Do mesmo modo, um software de RH precisa ter um sistema de pastas inteligentes que fornece um gerenciamento prático do arquivo virtual, facilitando o encontro de dados importantes.
9. Observe a velocidade
Vivemos em uma época na qual muitas informações são transmitidas em tempo real, e, por isso, algumas decisões precisam ser tomadas com a mesma rapidez. Entretanto, se o software de RH não tiver um bom desempenho ou velocidade, as demandas internas ficam morosas.
O resultado disso é que a organização tem reações mais lentas. E essa situação pode fazer a empresa ser engolida pela concorrência. Para evitar isso, verifique se a aplicação virtual responde com rapidez às solicitações feitas pelos colaboradores.
Por exemplo, talvez a instituição precise preencher com urgência uma função que está vaga. Sendo assim, o RH rastreia os profissionais internos que têm as habilidades compatíveis com esse cargo.
Se o software tiver um bom desempenho, logo aparecerão, na tela do computador, as fichas de todos os membros da equipe interna que se enquadram no padrão da vaga.
10. Verifique a barra de busca
Talvez esse aspecto seja desconsiderado, afinal não parece ser algo muito relevante. Mas uma barra de busca eficaz faz toda a diferença. Como assim?
Imagine que, para encontrar uma informação, o usuário tenha que digitar códigos ou números complicados. Isso geraria frustração e perda de tempo. Por outro lado, quando o campo de busca é intuitivo, com a digitação de qualquer palavra referente ao conteúdo desejado, em instantes aparecem as opções corretas.
Além disso, mesmo que a palavra não seja digitada da forma exata, o software entende o que o usuário intenciona. Isso é possível, pois o sistema classifica os arquivos por meio de palavras-chave, tornando a busca mais rápida e simples.
11. Faça um benchmarking
O benchmarking (processo de avaliação da empresa em relação à concorrência) é uma prática bem difundida no mundo corporativo. Isso não significa que a sua instituição deve espionar e copiar as práticas de outras organizações, mas aprender métodos inovadores e aplicá-los à realidade de sua empresa.
Talvez você esteja se perguntando: o que o benchmarking tem a ver com a escolha de um software de RH? A resposta é: tudo! Para entender melhor, imagine que sua organização pesquisou, analisou e decidiu por uma aplicação virtual.
Não seria prudente saber o que outras empresas que usaram ou usam esse sistema estão achando dele? Fazer isso é bom por, pelo menos, três motivos:
- descobrir se o software é bem recomendado;
- entender os prós e contras da aplicação; e
- perceber como usá-lo com eficiência, aproveitando melhor as suas funcionalidades.
Fazendo assim, a possibilidade de acertar na escolha do software será maior.
12. Pense na mudança
O processo de transição de um sistema para o outro é sempre desafiador e pode ser traumático. Por isso, é importante que a empresa pense na possibilidade de contar com os serviços de profissionais especializados que conhecem o software.
Além disso, essa equipe dará consultoria e treinamento para os colaboradores de sua empresa. Dessa forma, os impactos da fase de transição serão minimizados.
Aqui na Intelligenza, oferecemos consultoria nas áreas de tecnologia e negócios. Com nossos conhecimentos, podemos ajudar a sua empresa a escolher o melhor software de RH, considerando as particularidades do negócio para gerar um excelente custo-benefício.
Entre outros diferenciais, somos parceiros da SAP, que é referência global em tecnologia para gestão de pessoas. Assim, você pode ter todo o suporte para implementar e utilizar tecnologias de ponta do setor, com as certificações que asseguram a qualidade do serviço contratado.
Em resumo, é possível escolher o melhor software de RH, pensando nas suas necessidades e contar com todo auxílio necessário para colocá-lo em funcionamento. Logo, você pode trazer automação e inteligência para o seu negócio!
Gostou do nosso artigo? Entendeu como identificar um software de RH eficiente e responsivo? Para ter ainda mais sucesso, entre em contato conosco e tenha uma orientação para fazer a melhor escolha!
