Uma boa gestão de tempo é fundamental para ter alta performance na organização, e existem algumas técnicas e ferramentas que a empresa pode adotar para otimizar o tempo e gerar ainda mais eficiência no fluxo de trabalho.
Além disso, é fator determinante para manter o ambiente corporativo saudável, sem picos elevados de estresse devido à sobrecarga ou falta de planejamento e distribuição adequada das atividades.
O objetivo deste post é entender melhor o conceito de gestão do tempo e toda a sua importância para a empresa. Continue lendo e veja nossas 4 dicas úteis para gerir o tempo de forma adequada e ter mais produtividade na rotina!
O que é gestão de tempo na empresa?
Podemos dizer que é o aproveitamento máximo do período que compreende o funcionamento da empresa. De modo estratégico, a rotina é organizada e otimizada dentro do horário de trabalho para cumprimento das demandas.
Com isso, é mais fácil visualizar o fluxo de trabalho e administrar melhor os prazos a fim de garantir as entregas dentro do cronograma previsto. Sem contar que gerenciar bem o tempo pode evitar aspectos negativos como sobrecarga e geração de horas extras, por exemplo.
Por que é tão importante melhorar a administração do tempo?
Existe um ditado “tempo é dinheiro”, que faz todo o sentido quando falamos de gerenciamento das horas de trabalho. Nesse sentido, o tempo está associado à produtividade e ao lucro, considerando o resultado do esforço e empenho dos profissionais envolvidos.
A gestão do tempo perpassa a ideia de otimização dos recursos e redução das perdas, tanto de eficiência, quanto de dinheiro. Em uma jornada sem organização, as pessoas perdem facilmente o foco e deixam de executar as tarefas em tempo hábil.
Esse cenário pode levar a um comportamento negativo, de corrida para ajustar no prazo, atividades que exigiram mais tempo. O risco de erro é grande, comprometendo a qualidade do serviço, gerando muitas vezes um retrabalho desnecessário.
Mais do que elaborar um cronograma e determinar um prazo para conclusão das tarefas, a gestão do tempo engloba uma mudança de mentalidade sobre a capacidade de uso das horas disponíveis, o que influencia a vida pessoal e profissional.
O gerenciamento eficaz do tempo colabora para a eficiência na produção geral do negócio, bem como otimiza os setores individualmente e auxilia na lucratividade da empresa, ou seja, potencializa os resultados.
Como fazer uma boa gestão de tempo?
Cada pessoa tem uma forma e um tempo de realização das atividades pessoais. No entanto, se tratando do ambiente organizacional é preciso fazer uma boa gestão de tempo se a empresa quiser obter resultados dentro de um determinado prazo.
Sem isso, diante da falta de direcionamento, cada um definiria seus prazos, causando desencontros e conflitos na agenda. São diferentes setores e times, que precisam trabalhar sincronizados e, para isso, ter referência de prazo no cronograma.
Cabe aos gestores usar mecanismos e técnicas para imprimir um ritmo equilibrado e organizado na gestão de tempo do negócio. Selecionamos 4 dicas interessantes e fáceis de implementar para melhorar esse aspecto da sua empresa. Confira!
1. Estruture bem os processos
A palavra de ordem é “prioridade”, ou seja, é preciso conhecer bem os processos para saber o que deve ser executado dentro de um determinado prazo. Para isso, será necessário estruturar cada um dos processos da empresa, identificando o grau de dificuldade de cada etapa.
Dessa forma é possível ter uma estimativa de tempo na execução das tarefas e distribuir as atividades de acordo com o período de trabalho. É crucial que a equipe esteja bem orientada sobre a importância de cada processo e seu impacto geral nos resultados do negócio.
A estruturação dos processos ajuda, inclusive, a ter uma visão mais clara e objetiva, facilitando o mapeamento de possíveis falhas ou ações desnecessárias. Por consequência, o tempo empregado nessas práticas pode ser mais bem empregado.
Com a definição de um workflow eficiente todo o fluxo de trabalho terá uma sequência mais clara e lógica. O desenho do passo a passo permite melhores práticas e execuções mais precisas de todo o descritivo no escopo de cada projeto ou processo.
Use metodologias facilitadoras como ciclo PDCA e 5W2H, para detalhar integralmente os processos e não deixar pontas soltas.
2. Defina os prazos e metas para cada demanda
As metas funcionam como uma norte para a empresa, mostrando para onde todos os profissionais envolvidos devem olhar. Elas são essenciais para o gerenciamento das demandas, o que inclui os prazos necessários para percorrer o caminho até alcançar cada meta estabelecida.
Criar um cronograma e subdividir as tarefas, distribuindo para os responsáveis, facilita a relação entre o tempo e a produtividade. Se todos sabem o que é preciso entregar e têm maior clareza sobre os prazos para realização, certamente terão maior senso de urgência e compromisso.
3. Delegue de forma eficiente as tarefas
A centralização é um dos grandes inimigos da gestão de tempo, levando em conta a demora de muitos líderes para atribuir funções e delegar tarefas. Muitos chegam, inclusive, a cobrar resultados sem que tenha informado à equipe o que desejam de fato.
Esse é um erro comum de gestores e líderes, que precisa ser corrigido para garantir o uso mais eficiente do tempo. Distribuir atividades e estabelecer um tempo de conclusão, é primordial para que cada um seja capaz de gerenciar seus próprios prazos, desde que na data agendada as entregas sejam realizadas.
Os líderes são, naturalmente, influenciadores do comportamento da equipe, seja ele positivo ou negativo. No que diz respeito à gestão de tempo, seu papel é ajudar os colaboradores a se organizarem e se colocarem disponíveis para esclarecer dúvidas, sempre atentos aos prazos de entrega sem, contudo, pressionar demasiadamente.
4. Use tecnologias que podem auxiliar no processo
Já foi o tempo que o mapeamento de processos e construção de cronogramas eram realizados à mão. A tecnologia chegou para transformar o mundo corporativo e oferecer soluções e ferramentas que otimizem a rotina sem grandes dificuldades.
Os ganhos na gestão de tempo são expressivos, pois, a automatização minimiza os erros e o risco de alguma etapa ser esquecida. Com um bom software de gestão de tempo é possível fazer um follow-up completo dos projetos e suas etapas em andamento.
Entre parametrizações e dashboards, as soluções tecnológicas oferecem condições de gerenciamento e acompanhamento com plena otimização do tempo. Outro ponto positivo é que antes, durante e depois da execução, você pode utilizar métricas e indicadores importantes para mostrar uma previsão de produtividade.
O fator tempo causa impacto em toda a empresa, independentemente do setor ou equipe. Não adianta um time se dedicar e cumprir suas metas se outro não estiver na mesma sintonia, pois os gargalos do percurso serão impeditivos para o êxito da chegada.
Portanto, se você deseja ver sua empresa em evidência e conquistar a tão sonhada vantagem competitiva, a gestão de tempo é um dos grandes pontos de apoio. Considere todas as dicas que trouxemos, sobretudo, em relação à tecnologia e garanta processos mais enxutos, força de trabalho proativa e alcance de metas ousadas.
Se você gostou deste post e deseja continuar buscando formas de melhorar a eficiência da sua empresa aproveite a visita para conferir outro artigo, dessa vez para saber como mensurar e melhorar a produtividade dos colaboradores!
