A boa gestão das finanças é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento e isso também se aplica à gestão de pessoas. Por isso, o planejamento financeiro no RH precisa fazer parte do orçamento geral da empresa.
O departamento é responsável por dar suporte e fornecer informações importantes para composição orçamentária dos demais setores. Da admissão ao desligamento, passando pelo planejamento de férias e treinamentos, ter dados é imprescindível.
O objetivo deste post é entender a importância e vantagens de estruturar o orçamento no departamento de Recursos Humanos e municiar as lideranças de informações relevantes. Continue lendo e veja como a tecnologia pode ser uma grande aliada no planejamento financeiro da área!
Por que é tão importante ter um planejamento financeiro no RH?
Nas diversas ações da empresa que envolvem os colaboradores e impactam nas finanças, o RH deve estar presente. Isso porque, todas as projeções mensais e anuais que incidem na folha de pagamento, obrigatoriamente passam pelo departamento.
Mesmo que os custos sejam apropriados nos setores onde os funcionários são alocados, é no RH que se concentram os cálculos repassados aos centros de custo. Dentre os valores mais significativos estão os encargos, comissões, horas extras, dissídios, adicionais, bonificações e promoção de funcionários.
De modo geral, as empresas elaboram anualmente o orçamento prévio das despesas previstas ao longo dos meses. O papel do RH é planejar, junto com as lideranças das áreas, as possíveis despesas além da folha de pagamento já praticada.
Assim, uma ou mais demandas surgidas no segundo semestre e não visualizadas no início do ano, serão cobertas por uma previsão no fluxo de caixa. Um exemplo, é o fechamento de um novo projeto com tempo de conclusão limitada, que exige que os profissionais estendam as horas de trabalho, gerando um pagamento extra.
Outra ocorrência que causa impacto nas finanças é um desligamento repentino por parte da empresa que acarreta despesas com o acerto do tempo de trabalho e multa rescisória – uma despesa como essa não projetada previamente pode influenciar de forma negativa no saldo do caixa.
Esses são apenas alguns exemplos de situações possíveis que dependem do planejamento financeiro no RH. Sem contar que o departamento, cada vez mais estratégico, deve prever com antecedência a necessidade de capacitar as equipes, o que demanda verba para treinamentos.
Como área meio, intermediadora dos propósitos da empresa e das necessidades dos colaboradores, a função do RH é mostrar às áreas os possíveis gastos para que, em contrapartida, os líderes saibam o quanto é preciso produzir para cobrir todos os gastos, inclusive, os ainda não contabilizados.
Quais as vantagens do planejamento financeiro para o departamento?
As atividades do RH, de modo geral, abrangem a entrada e saída de colaboradores, treinamento e desenvolvimento de atividades operacionais de rotina. Para cada uma dessas atividades há custos envolvidos.
O planejamento financeiro incorpora todas as ações programadas e minimiza os efeitos de ocorrências não previstas. Com isso, a empresa não sofre um baque financeiro, considerando a exigência de um fluxo já calculado.
Toda a empresa deve ter uma prévia das demandas e dos gastos ao longo do ano para que o RH possa executar seu trabalho com eficiência e ajudar os setores a se manterem estáveis financeiramente.
Veja algumas atividades que podem ser beneficiadas com o planejamento prévio das finanças elaborado pelo RH!
Admissão e desligamento de colaboradores
Vamos imaginar a aprovação de uma proposta da empresa para um projeto com duração de no mínimo um ano e que essa seja uma demanda surgida no segundo trimestre do ano, exigindo o crescimento da equipe para cumprir os prazos sem afetar o que já está em andamento.
O RH terá então que realizar um processo de recrutamento e seleção para contratar novos colaboradores e isso tem um custo. Por mais que o novo contrato vá gerar receita, no primeiro momento é preciso ter orçamento para cobrir as despesas iniciais.
Da mesma forma ocorre quando um contrato é rescindido e a empresa precisa fazer desligamentos não previstos por não ter mais como manter os colaboradores. Com as projeções realizadas pelo RH, caso o departamento não tenha que demitir nenhum funcionário, o saldo final será positivo em vez de negativo no orçamento.
Controle de férias
Todos os anos, colaboradores que já tenham vencido o tempo de um ano têm direito a gozar 30 dias de férias. Pela lei, a empresa não precisa conceder esse direito logo após o vencimento, mas já provisionar caso seja necessário para uma das partes.
De um lado a empresa pode ter uma queda na produtividade e aproveitar a situação para colocar de férias aqueles colaboradores sem muitas atividades. Por outro, um colaborador pode negociar a ausência por conta de uma viagem de última hora, um caso de doença na família ou para aproveitar momentos pessoais como casamento ou nascimento do filho.
Com o controle do prazo de contrato de todos os colaboradores da empresa, tanto o RH, quanto os líderes de áreas e a gerência financeira sabem, antecipadamente, quais são as possíveis despesas referentes ao cálculo das férias.
Gestão de benefícios
A empresa que oferece benefícios deve ficar atenta ao valor pago anualmente e dividido em meses. Uma vez oferecido, o benefício se torna um direito adquirido e não pode ser suspenso só porque não há verba suficiente.
Cabe ao RH repassar todos os tipos de benefícios oferecidos e seus gastos correspondentes. Assim, além da folha de pagamento, programação de férias e tributos envolvidos, cada área saberá seu custo com o pacote de benefícios.
Cálculo de folha de pagamento
Dificilmente uma folha de pagamento fechará com o mesmo valor todos os meses, devido às variáveis como horas extras, desconto por falta, comissionamentos, bonificações, entre outros. O cálculo da folha de pagamento deve contemplar essas variações, considerando um período anterior entre seis meses e um ano, que serve de base para as estimativas da empresa.
Como a tecnologia pode ajudar nesse sentido?
O controle das atividades e operações do RH que estão relacionadas ao orçamento será mais fácil se a área puder contar com uma solução automatizada. A tecnologia é uma grande aliada nesse planejamento, trazendo mais agilidade e menor risco de erros no repasse das informações.
Somos a Intelligenza, uma empresa especializada em soluções como o SAP SuccessFactors que visa ajudar na estruturação de um planejamento financeiro no setor de RH e proporcionar ao departamento maior confiabilidade de dados.
A ferramenta oferece recursos e funcionalidades importantes, como:
- Modelo de metas e desempenho;
- Rede de colaboração;
- Ferramentas de seleção e recrutamento;
- Planos de desenvolvimento e sucessão;
- Plataformas de treinamento;
- People Analytics;
- Remuneração estratégica;
- Processos dinâmicos de integração;
- Processamento de folha de pagamento; e
- Central do colaborador.
O software foi criado para absorver e solucionar as principais demandas do departamento de Recursos Humanos ao oferecer uma plataforma completa e em módulos para que os gestores consigam, junto com a área gerenciar a carreira dos colaboradores.
Com o sistema é possível manter tudo concentrado e organizado em um só lugar. Dessa forma, a rotina é otimizada permitindo processos mais dinâmicos e integrados com os demais setores para agilizar o suporte e potencializar a gestão estratégica, sobretudo, no planejamento financeiro no RH, o que auxilia e muito a gestão geral da empresa na relação orçado x realizado.
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