A produtividade da força de trabalho é um componente indispensável para o sucesso das empresas. Afinal, determina nossa capacidade de realizar a proposta de valor do negócio, entregando produtos e serviços na quantidade e qualidade esperadas.
Além disso, está ligada diretamente às finanças da empresa, como custos, receitas e lucratividade. Por isso, é importante usar a tecnologia, como o WorkForce Software, para medir e melhorar esse indicador.
Neste conteúdo, explicamos os benefícios de melhorar a produtividade no negócio e por onde as empresas podem começar. Continue a leitura e tenha insights para gerir pessoas na sua organização!
O que é produtividade da força de trabalho?
A produtividade é a aptidão para criar e entregar bens e serviços, por meio de processos ou atividades. Quando esse indicador se refere não a uma pessoa, mas a uma organização, falamos em produtividade da força de trabalho.
Quanto mais próxima da otimização, melhor será o desempenho da empresa. Uma atividade ou processo consome uma certa quantidade de valor, como dinheiro, horas de trabalho e insumo, ao mesmo tempo em que cria algo de valor, como bens e serviços. Otimizar é minimizar essas entradas e maximizar as saídas, em termos de quantidade e qualidade.
Por exemplo, se a equipe “A” produz 2 unidades por hora, e a equipe “B” apenas 1, aquela tem uma produtividade mais próxima do ótimo, em comparação com esta.
Igualmente, se ambas produzem as mesmas unidades, mas a qualidade de uma é superior ou consome menos recursos que a outra, temos diferentes produtividades.
Perceba que é preciso adaptar esse conceito para o contexto da sua empresa, por exemplo:
- para uma fábrica, pode ser os produtos ao final da linha de montagem;
- para um restaurante os pratos entregues dentro de certos padrões;
- para um contador as tarefas concluídas.
Com números sobre as atividades e processos, os gestores podem realizar intervenções com maior probabilidade de êxito e otimizar a produtividade dos colaboradores.
Por que devemos cuidar desse KPI?
A produtividade da força de trabalho afeta diretamente a capacidade de a empresa realizar o plano de negócios. Veja por que é fundamental cuidar desse indicador de desempenho na sua empresa.
Ter vantagens competitivas
O desempenho cria diferenças estratégicas entre empresas. Quem otimiza a produtividade consegue entregar mais com menos custos. Logo, saí na frente de concorrentes, podendo realizar mais entregas para os clientes.
Criar condições para o crescimento do negócio
Ter uma boa produtividade melhora a escalabilidade do negócio. Escalabilidade é a facilidade com que podemos replicar um produto ou serviço, considerando os custos envolvidos. Quanto mais produtiva é a força de trabalho, menos complicado é esse crescimento para atender à demanda.
Melhorar a satisfação do cliente
Melhorar a produtividade no negócio se reflete em nossa capacidade de satisfazer às necessidades e desejos do cliente, aumentando a satisfação. Cumprimento de prazos, qualidade do produto ou serviço, disponibilidade e preço são alguns exemplos.
Potencializar a lucratividade
A produtividade da força de trabalho é um dos fatores que potencializam a lucratividade do negócio.
Do lado dos custos, a otimização está relacionada a gastar menos tempo, recursos, bem como a minimizar desperdícios. Já nas receitas, influencia quanto de demanda podemos assumir, a satisfação do cliente e a qualidade das entregas.
Ao reduzir custos e aumentar receitas, a consequência é melhorar as margens da organização.
Como aumentar a produtividade da força de trabalho na empresa?
A produtividade média é uma das principais lacunas do mercado brasileiro, permanecendo sem aumentos por mais de 30 anos, segundo estudos da FGV. Por isso, um ponto que, quase sempre, precisa ser melhorado é a rotina dos colaboradores.
Organize a rotina de colaboradores
Um bom começo para mudar esse cenário é adotar métodos visuais de organização das atividades.
Kanban
No Kanban, por exemplo, as etapas dos processos são organizadas em colunas de um quadro, e as tarefas são movidas conforme seu status.
O fluxo de trabalho mais simples é o “fazer, fazendo e feito”. Assim, separamos as tarefas pendentes, em andamento e concluídas.
Defina objetivos
Definir objetivos e metas também é um passo importante para aumentar a produtividade. O objetivo é o que permite avaliar, dentro das opções disponíveis, qual delas é a mais indicada. Isso porque, sem uma exigência clara, qualquer resultado passa a ser válido.
Metas Smart
Uma das ferramentas para colocar em prática é definir metas SMART:
- específicas — que apresentam padrões definidos, geralmente em números e indicadores;
- mensuráveis — que podem ter os resultados medidos na prática;
- alcançáveis — que estão dentro das possibilidades das equipes;
- relevantes — que são úteis para mover a estratégia de negócios ou para realizar um objetivo maior;
- temporárias — que apresentam datas de começo e de encerramento.
O acrônimo SMART é uma referência a esses atributos em inglês: specific, mensurable, achievable, relevant e time based. Na prática, elas formam uma lista de verificação para você avaliar a qualidade das metas e objetivos.
Capacite os profissionais
Os problemas de produtividade podem estar ligados à falta de capacitação da equipe. Nesse sentido, o gestor pode verificar quais são as necessidades de treinamento e desenvolvimento para melhorar o desempenho.
Soft skills e hard skills
Um cuidado é diferenciar as soft skills e hard skills nas avaliações de desempenho. Muitas vezes, o colaborador até conta com as competências técnicas (hard skills) para a função, mas faltam as competências comportamentais (soft skills) para ser produtivo.
Gestão de tempo, escuta ativa, comunicação, iniciativa, colaboração e disciplina são exemplos de soft skills que podem modificar a produtividade. Afinal, elas dizem respeito ao tempo, trabalho em equipe e troca de informações entre as pessoas.
Acompanhe os indicadores de produtividade
É importante buscar o que é produtividade em cada setor e definir um número para mensurar o desempenho e criar metas específicas.
Key performance indicators (KPIs)
Uma boa fonte de inspiração para indicadores é buscer KPIs frequentemente utilizados em cada área. Veja alguns exemplos:
- número de vendas;
- tarefas concluídas em certo período;
- unidades produzidas por hora de trabalho;
- taxa de conversão;
- on time and in full (entregas no prazo e dentro das condições contratados).
Lembre-se que os indicadores de produtividade devem sempre considerar o tempo: tarefas por dia, semana ou mês, por exemplo.
Gerencie o tempo com eficiência
Em grande parte, gerenciar a produtividade da força de trabalho equivale a gestão do tempo das equipes. Os indicadores de produtividade são sempre uma entrega em certo período. Por isso, precisamos ter total visibilidade de como as horas de trabalho são utilizadas na empresa.
WorkForce Software
O WorkForce Software é a solução de tecnologia para realizar essa atividade, mensurando e aumentando a produtividade da força de trabalho. Entre outras funções, o software é completo para gestão de desempenho:
- controle de jornada de trabalho e intervalos;
- aprovação de solicitação de ausência;
- organização do trabalho;
- quadros de horários dinâmicos para acompanhar as atividades (time sheet) dos gestores e colaboradores;
- adaptabilidade a diferentes políticas de RH e legislação brasileira;
- suporte Intelligenza.
No WorkForce, os próprios colaboradores submetem as horas de trabalho por projeto, departamento ou ordem de serviço. Esses dados serão utilizados em diferentes ferramentas, desde exibir informações para o gestor em tempo real até realizar cálculo e análises em relatórios automatizados.
Sendo assim, o gestor conta com as informações necessárias para melhorar a produtividade da força de trabalho. Logo, pode criar as condições ideais para o crescimento do negócio, reduzindo custos e aumentando a lucratividade.
Agora que você já entende a importância de gerir o desempenho e otimizar a produtividade, conheça as funcionalidades do WorkForce e conte com a melhor tecnologia para gerir o tempo das suas equipes!
