Manter a produtividade dos colaboradores é um dos grandes desafios da gestão de pessoas. A excelência nessa tarefa representa mais competitividade, satisfação do cliente e resultados financeiros para a organização.
Por isso, os gestores precisam ficar atentos aos métodos para mensurar e melhorar a performance. Com ferramentas mais adequadas, é possível aplicar as medidas corretivas e promover mudanças eficazes no âmbito da empresa.
Que tal começar a enfrentar esse desafio? Continue a leitura e conheça boas práticas para melhorar a produtividade dos funcionários da sua organização!
Quais são os desafios da produtividade das equipes?
A produtividade dos colaboradores é um indicador final. Dentro do sistema de métricas, é consequência de uma série de outras causas, não tendo um único fator decisivo para ser trabalhado pelo gestor. Assim, o primeiro passo é entender quais são os desafios.
Manter o engajamento
Antes de tudo, existe uma relação entre produtividade e engajamento dos colaboradores. Se as pessoas perseguem os objetivos coletivos com alto grau de persistência, disposição, comprometimento e dedicação, a tendência é que as equipes estejam mais próximas do máximo que podem desempenhar.
Construir uma cultura forte
No entanto, o modo de ser da organização também precisa contribuir para que as pessoas alcancem os resultados. Se a organização é burocrática ou ultrapassada, mesmo talentos esforçados não conseguirão desempenhar o máximo. Além disso, a compatibilidade de missão, visão e valores entre colaboradores e empresa é fundamental para manter o engajamento.
Ter um clima ameno
O ambiente de trabalho é outro fator decisivo em relação à produtividade dos colaboradores. Se as relações estão desgastadas, os líderes não inspiram e o moral está baixo, por exemplo, os profissionais vão produzir menos, ainda que estejam comprometidos com a empresa. Portanto, cuide do clima organizacional
Desenvolver talentos
Por fim, as pessoas precisam ter as competências técnicas e comportamentais para desempenhar. A produtividade requer que o esforço (energia, tempo e recursos gastos nas tarefas) se transforme em resultados. Além da atitude correta diante dos problemas, ela exige conhecimento e habilidade para exercer as funções.
Como mensurar a produtividade da equipe?
Para saber como os fatores apontados afetam a produtividade dos colaboradores, os indicadores de desempenho são ferramentas indispensáveis. O ideal é contar com uma lista de KPIs compatíveis com as características do empreendimento.
Metas alcançadas
Uma primeira métrica importante é verificar se o esforço dos profissionais se traduz em metas alcançadas. Para isso, pode-se comparar o desempenho esperado e realizado: (metas alcançadas ÷ metas totais) x 100.
Produtividade por hora
Outra forma de avaliar a produtividade é relacionar a quantidade de tarefas entregues por hora de trabalho. Para isso, basta extrair a média por colaborador ou grupo de funcionários: tarefas entregues ÷ horas de trabalho.
Ociosidade de produção
Fique atento também aos períodos em que os profissionais não realizam nenhuma atividade útil. É natural haver pausas para café, descanso e interação com os colegas, mas a quantidade deve ser razoável. A fórmula é a seguinte: (tempo ocioso ÷ total de horas de trabalho) x 100.
Indicadores específicos
Além dos indicadores apontados, os gestores devem considerar as características da função, aplicando indicadores próprios da área de atuação do colaborador. É o caso da taxa de conversão para os vendedores, dos extravios e danos para os transportadores, dos desperdícios na produção das fábricas etc.
A ideia por trás de todos os indicadores de produtividade é avaliar se o esforço gera resultados com a qualidade e eficiência esperadas. Existe uma conexão entre o assunto e a gestão de tempo, considerando o objetivo de tornar a jornada de trabalho mais útil.
Como trabalhar os resultados dos indicadores?
Aplicando boas medições, entendemos se o tempo dos colaboradores na empresa é ou não é produtivo. O resultado será importante, mas não é suficiente. Para promover melhorias, teremos de identificar as causas dos problemas de desempenho.
Um método de investigação bastante eficaz é o Diagrama de Ishikawa. Nele, o problema mapeado com os indicadores ficará na ponta de um gráfico em formato de espinha de peixe. Depois disso, investigamos seis áreas para mapear as causas.
Os chamados 6MS são os seguintes:
- máquina — a tecnologia empregada e seu funcionamento;
- materiais — recursos, insumos e capital no processo;
- mão de obra — competência e envolvimento dos colaboradores;
- método — o modo de fazer, medir, avaliar etc.;
- medida — os reflexos de decisões e mudanças feitas pelos gestores;
- meio ambiente — as condições do contexto da empresa.
A avaliação desses fatores permite mapear as causas do problema de produtividade dos colaboradores. E, com o diagnóstico, você pode aplicar as medidas corretivas.
Como melhorar a produtividade dos colaboradores?
Não são poucas as medidas corretivas que podem solucionar um problema de produtividade. Na verdade, o mais importante é o gestor enxergar o desafio e interpretar os resultados. A seguir, separamos as medidas mais recorrentes.
Defina objetivos claros
Muitas vezes, os gestores conseguem enfrentar os problemas, melhorando a conexão entre as tarefas e a estratégia da empresa. Assim, o profissional entende seu papel na organização e o significado de suas ações.
Um bom começo é estabelecer OKRs. Trata-se de definir quais são os objetivos para o trimestre, ou seja, o que a empresa quer ser ou fazer, bem como os resultados-chave— situações que mostram que se ultrapassou a linha de chegada. Aliás, tais resultados fundamentam as metas.
Qualifique os colaboradores
A avaliação de desempenho para conhecer os gaps de competências e a elaboração de programas de treinamento também são medicamentos bastante utilizados. Isso acontece quando a escassez de competências é o motor da baixa produtividade.
Reforce os bons comportamentos
Já as alterações no sistema de incentivos podem ajudar no engajamento e motivação dos colaboradores. Além de buscar recompensas que atendam às necessidades das pessoas, o feedback positivo e o reconhecimento do trabalho realizado são práticas importantes.
Desenvolva uma estratégia de Endomarketing
Outra sugestão é incorporar o Endomarketing à comunicação da empresa. O marketing interno é utilizado para melhorar o relacionamento entre empresa e colaborador. Logo, em vez de simplesmente orientar pessoas, a comunicação passa a “vender” os princípios, valores e políticas, conectando esses elementos com os desejos e necessidades dos profissionais.
Faça a transformação digital da gestão de pessoas
Para que ocorra a evolução esperada, o RH precisa se adaptar aos novos tempos. Com a tecnologia, os analistas e gestores da área têm mais tempo para atuar estrategicamente, automatizando tarefas burocráticas. Ademais, é possível coletar informações qualitativas para tomar decisões.
A principal solução disponível no mercado é o SAP Workforce. Nele, os gestores conseguem visualizar como os colaboradores usam o tempo disponível, a partir dos apontamentos realizados pelos profissionais. Assim, cruzando essa informação com os resultados, conseguimos medir a produtividade.
Nesse contexto, a Intelligenza ajuda as empresas a integrar a tecnologia à gestão de pessoas. Com o suporte necessário, a equipe de RH terá o domínio das funcionalidades e saberá em quais situações cada um deve ser aplicada.
A consultoria também é importante para criar os planos de ação. O papel da tecnologia é apontar as causas da baixa produtividade, cabendo ao gestor pensar as medidas corretivas. E o processo de mudança é mais célere quando se conta com conhecimento e experiência na área, que é uma das entregas mais importantes da parceria.
Sendo assim, se você convive com problemas de produtividade dos colaboradores, a melhor solução é aplicar a tecnologia à gestão de pessoas. Com o SAP Workforce, você contará com indicadores, trabalhará os resultados e implementará as medidas sugeridas ao longo deste conteúdo com muito mais eficiência.
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