Para que a equipe esteja alinhada com as demandas e objetivos organizacionais é fundamental que a empresa tenha controle das atividades realizadas. Nesse contexto, uma boa gestão de tarefas deixa os processos mais ágeis e otimizados, ainda mais se contar com a ajuda de um sistema especializado.
Além da padronização, tudo fica mais fácil de localizar quando as atividades estão organizadas, seja por ordem de data ou de prioridade. A tendência é que as entregas sejam mais produtivas, o que coloca a organização em posição de vantagem.
Neste post trazemos o conceito de gestão de tarefas, para que serve e toda a sua importância dentro de uma empresa. Continue lendo e veja os benefícios de gerenciar as tarefas e como aplicar para garantir excelência nos resultados!
O que é e para que serve a gestão de tarefas?
Podemos dizer que é uma forma de manter as tarefas organizadas e definidas de acordo com os processos, datas de entrega e prioridades. Podem ser demandas urgentes ou não, mas que se estiverem dentro de um cronograma, melhoram o fluxo de trabalho.
Seu principal objetivo é não deixar que tarefas sejam esquecidas ou atrasadas, e comprometam os resultados. Com a gestão, todos sabem o que deve ser feito, quando, por quem e em quanto tempo, possibilitando que os responsáveis acompanhem o andamento e a produtividade.
Qual a importância do gerenciamento de tarefas?
Toda empresa funciona como uma engrenagem, em um ritmo cíclico, ou seja, os setores dependem uns dos outros para concluir processos e projetos. De nada adianta um departamento ser organizado se em outro, a distribuição de tarefas não obedece a um padrão para serem executadas.
A gestão de tarefas, portanto, é uma grande aliada, pois alinha necessidades, metas e objetivos, envolvendo a todos que trabalham na empresa. Ao integrar os departamentos é uma maneira simples de estruturar as operações com base nas estratégias.
Quando as tarefas são organizadas, os gestores conseguem visualizar a complexidade de cada demanda e atribuir responsabilidades conforme o perfil de cada talento. Além de contribuir para os aspectos motivacionais, o ganho de eficiência é maior, considerando o aproveitamento das habilidades e competências.
Outro ponto que mostra a importância da gestão de tarefas é que, organizadas, elas passam a ser mensuráveis. Se o gestor tem acesso a tudo que precisa ser realizado, consegue analisar se as entregas estão de acordo ou superando as expectativas do almejado.
Essa é também uma forma de avaliar o desempenho individual dos colaboradores e adotar critérios de valorização e oportunidades. A cada tarefa entregue com a qualidade e agilidade esperada, o talento se diferencia dos demais e tem mais chances de crescimento na carreira.
Quais os benefícios de implementar um sistema de gestão de tarefas?
Manter as atividades da empresa organizadas e em pleno funcionamento é um desafio constante, considerando as ocorrências diárias, as diferenças de personalidade além das interferências vindas do mercado.
É preciso ter controle sistemático das tarefas para assegurar uma boa performance da organização. Com isso, a adoção de uma ferramenta de gestão de tarefas vem para somar e trazer vantagens no ambiente de trabalho. Confira alguns benefícios!
Visualização e delegação de cada tarefa
Imagine se todos os dias o líder tivesse que chegar na empresa e conferir com cada um da equipe quais são as tarefas em andamento. O tempo gasto poderia ser destinado a demandas mais complexas e estratégicas.
Com uma ferramenta de gestão, não só visualizar, como delegar as atividades será uma tarefa mais rápido e fácil. Um sistema especializado possui funcionalidades para gerenciar as tarefas, permitindo que o gestor realize filtros por demanda, colaborador, data de entrega ou status.
Planejamento preciso das demandas
O planejamento é a base de qualquer ação bem-sucedida, observando as etapas que precisam ser concluídas, sobretudo, no cenário corporativo. A necessidade de dar vazão às demandas, cumprir prazos e mensurar desempenho para apurar resultados é o que faz da gestão de tarefas um instrumento potente.
Ao planejar cada etapa de um projeto ou processo é possível identificar o que precisa dar certo e o que pode dar errado ao longo da jornada. De modo geral, ter um plano é pensar as ações admitindo as possibilidades de mudanças no meio do caminho, sem que isso impeça de chegar com sucesso ao destino.
Acesso à indicadores-chave da produtividade dos colaboradores
Qual é o talento da sua empresa com melhor desempenho? Quem, dentre os colaboradores têm perfil para assumir uma liderança e elevar o nível de produtividade da equipe? Essas são algumas perguntas que um sistema pode responder, ao fornecer os dados que o gestor precisa para mensurar resultados.
Os indicadores de produtividade podem ser escolhidos a partir da realidade da empresa, da necessidade de informação da gestão ou até mesmo das ocorrências e variações do mercado — é importante saber que existe uma base segura de informações para, inclusive, tomar decisões mais confiáveis.
Como colocar a gestão de tarefas em prática?
Após saber o que é a gestão de tarefas, sua utilidade e benefícios é momento de pensar em como implementar uma ferramenta na empresa. A aplicação requer algumas ações de estruturação para garantir sua efetividade. Veja como fazer!
Definição de um fluxograma de cada demanda
Para que todos entendam o que precisa ser feito, o ideal é ter um direcionamento das tarefas, ou seja, um fluxo que determina qual a sequência das ações. Funciona como um passo a passo, com apontamento do que pode dar errado e um plano de contingência nesses casos.
Criação de um cronograma
Após desenhado o fluxograma, o gerenciamento de tarefas pede um cronograma alinhado entre setores, para que as entregas se desencontrem. Estabelecer prazos e datas ajuda a manter o foco e ficar atento para evitar erros e retrabalho.
Realização de reuniões frequentes sobre demanda
Criar os dois primeiros passos e não certificar de que a equipe compreendeu as tarefas é um risco desnecessário. Por isso, antes de dar andamento às atividades, é importante delegar funções e acompanhar de forma contínua — a frequência das reuniões será determinada pelo ritmo de trabalho, incidência de erros e nível das entregas.
Utilização de uma ferramenta de gestão de tarefas
Chegamos ao ponto ápice quando o assunto é organização e controle de tarefas. A melhor forma de garantir uma execução eficaz e padronizada é implementar o modelo de modo sistêmico.
Uma ferramenta especializada de gestão de tarefas proporcionará aos gestores todos os elementos necessários para um bom acompanhamento. Do fluxograma aos indicadores, todo o modelo pode ser desenhado e estruturado dentro de uma solução criada para ajudar no gerenciamento de tarefas e mensuração da produtividade.
Gerir a produtividade significa otimizar o tempo da gestão e das equipes a fim de reduzir os problemas com as entregas. Com um software dedicado a esses fatores, certamente, a empresa pode utilizar o que há de mais avançado na tecnologia e ocupar uma posição de vantagem sobre seus concorrentes.
Como você pode ver, a falta de organização e controle nas atividades corriqueiras é um desafio que pode ser vencido com a adequada gestão de tarefas. Portanto, considere investir em uma solução tecnológica que seja capaz de absorver todas as demandas e distribuir de acordo com as estratégias da empresa.
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