A gestão de demanda e atividades é o processo pelo qual prevemos a carga de trabalho das equipes. Posteriormente, alocamos a força de trabalho e recursos conforme as entregas de valor que precisam ser realizadas para as partes interessadas.
Essa atividade pode se voltar para as demandas internas e externas. As demandas internas correspondem às entregas que realizamos para a própria empresa, geralmente por departamentos como RH, financeiro, jurídico, contábil, etc. Já as externas consistem nos pedidos de produtos e serviços, que colocamos no mercado para os nossos clientes.
Para fazer a alocação de recursos com eficiência e entender o papel da tecnologia, como o WorkForce Software, continue a leitura. Logo abaixo, elaboramos um guia para a gestão de demanda e atividades!
A importância da gestão de demanda e atividades
Por meio da gestão de demanda e atividades, equilibramos a relação entre capacidade produtiva e solicitação de entregas. Assim, podemos prever quanto os colaboradores serão capazes de realizar dentro de certo período, definindo prioridades.
Em empresas de médio e grande porte, o principal desafio é lidar com uma estrutura de alta complexidade, em que há demandas internas e externas com diferentes características e grandes volumes.
Logo, é difícil ter visibilidade dos processos e garantir que as entregas sejam realizadas na qualidade e prazo esperados.
Para que isso aconteça, a gestão de tarefas e atividades pode trazer benefícios relevantes.
Evitar a sobrecarga das equipes
Dimensionar e gerir a demanda adequadamente evita que os colaboradores fiquem sobrecarregados, minimizando problemas de saúde, horas extras, erros, retrabalho e atrasos nas demandas.
Quantificar os gaps de capacidade produtiva
Também conseguimos entender, em números, se a produtividade é suficiente ou insuficiente. Assim, podemos ajustar a relação entre força de trabalho e demanda para fazer o máximo com o menor custo.
Manter a qualidade das entregas
A gestão adequada é importante para que as entregas não tenham a qualidade prejudica. Não à toa, temos mais chances de alcançar os níveis de serviço necessários para satisfazer as partes interessadas.
Otimizar o resultado financeiro
Por fim, os benefícios causam impactos financeiros. Horas extras, custos com retrabalho, diminuição de desperdícios, satisfação do cliente e outras vantagens afetam nossas receitas e despesas.
O controle no trabalho remoto
Um ponto interessante é que o controle de demandas e atividades acontece no trabalho remoto. Aqui, além dos desafios já existentes, teremos outros, como a dificuldade de centralizar o controle, a falta de meios para acompanhar o andamento das tarefas e os problemas para monitorar o tempo das equipes.
Por isso, precisamos da tecnologia para conseguir acompanhar os processos e fluxos de trabalho. Somente os recursos digitais são suficientes para que o gestor tenha a visibilidade e controle necessários sobre times fora da empresa.
A gestão de demandas eficiente
O roteiro para fazer a gestão de demanda e atividades vai do entendimento da capacidade produtiva e das entregas até a adoção de medidas para tornar o processo mais eficiente. Confira as boas práticas!
Dimensione a capacidade produtiva e a demanda
Com dados sobre o trabalho, devemos avaliar quanto as equipes conseguem entregar em determinado período. Veja o passo a passo:
- separe as horas de trabalho dos períodos ociosos;
- descubra a média de entregas por hora (tarefas entregas ÷ horas de trabalho);
- multiplique a média pelo número de horas em que seria possível operar em um dia;
- multiplique o resultado — a capacidade produtiva máxima — pelos dias que serão trabalhados no mês.
A seguir, compare o resultado com a quantidade de demanda no mesmo período. O conceito de demanda varia bastante, como o número de pedidos dos clientes, os tickets de atendimento, a lista de tarefas de um projeto, dependendo da área.
Otimize a gestão de demanda
Temos de encontrar a melhor relação possível entre a capacidade produtiva e as demandas assumidas. Haverá uma escala em que é possível trabalhar. Se a empresa ou departamento ultrapassa esse ponto e assume mais compromissos, o retorno obtido já não compensará o aumento da capacidade produtiva.
Identifique melhorias nos processos
Concilie a alocação da força de trabalho com medidas para aumentar a capacidade produtiva sem a necessidade de novas contratações. Mudanças nos métodos de trabalho, treinamentos e capacitações, aumento da motivação do time e automação de tarefas são alguns exemplos.
Logo, podemos empurrar o limite de quanto é saudável para a empresa ou departamento assumir demandas internas e externas.
Negocie o nível de serviço
As negociações do nível de serviço (prazo e condições das entregas) devem ser realistas em relação à capacidade produtiva. Além disso, é importante definir prioridades para que o esforço não seja consumido por tarefas de menor valor agregado.
Invista em tecnologia da informação
Para finalizar, o próprio processo de gestão de demanda e atividades deve contar com investimentos em tecnologia da informação.
A solução ideal para controlar as demandas e produtividade dos colaboradores é o Workforce Software.
Esse software fornece todos os recursos para fazer a gestão de tempo e força de trabalho das equipes, inclusive, em organizações que precisam atuar em larga escala. Assim, é possível ter total visibilidade sobre a produtividade e à demanda da empresa.
Aqui na Intelligenza, somos parceiros da SAP e fornecemos o conhecimento, experiência e suporte para que as empresas integrem a tecnologia à gestão de pessoas. Aliás, por ser oferecido como produto digital, a implementação é rápida e não exige grandes investimentos em infraestrutura de TI.
Sendo assim, o Workforce Software é a melhor solução de tecnologia para lidar com os desafios da gestão de demanda e atividades nas empresas. Com ferramentas digitais, você consegue dimensionar as entregas, capacidade produtiva e recursos disponíveis a partir de dados, tomando decisões mais adequadas para as diferentes situações.
Que tal contar com mais eficiência na gestão de demanda? Conheça agora mesmo as soluções do WorkForce Software!
