Com o fortalecimento do home office, as empresas viram a necessidade de manter as práticas culturais mesmo com profissionais à distância. Assim, os planos de integração tradicionais, que se baseavam no trabalho presencial, já não seriam mais suficientes para dar conta de todas as situações. Nasce o onboarding digital.
O uso da tecnologia para recepcionar os novos colaboradores e inseri-los nas equipes cria as condições para que a integração se desenvolva remotamente. Por isso, ao conhecer essa tendência, você terá um recurso relevante para aplicar na sua empresa.
Ao longo deste artigo, explicamos as principais características do onboarding digital e quais são os benefícios dessa prática. Continue a leitura e conheça a ferramenta!
O que é onboarding?
O onboarding corresponde a maneira como a empresa realiza a integração de novos profissionais nas equipes, geralmente com o auxílio do RH. Na prática, ele pode ser aplicado no caso de contratações ou transferências, sendo um instrumento importante para que o novo quadro tenha um bom desempenho.
Um ponto a ser observado é que a integração atende às necessidades de diferentes áreas da gestão de pessoas, como gestão de competências, construção da marca empregadora e fortalecimento da cultura organizacional.
Inserção do profissional no time
O primeiro motivo para aplicar o onboarding é tornar o indivíduo parte da equipe. É comum existir um ritual de apresentação, em que os membros do time possam interagir e conhecerem-se uma pouco mais, após a apresentação do novato pelo líder.
Alinhamento de expectativas
O momento também é utilizado para que o recém-chegado conheça o que a empresa deseja dele. Igualmente, é uma oportunidade de entender o que a pessoa espera do trabalho na organização, colhendo informações relevantes para escolhas futuras do RH.
Afirmação de valores
A recepção do colaborador pode ser vista, ainda, como uma oportunidade para expressar os valores da cultura organizacional. Normas, brindes, rituais, comunicado de boas-vindas e outras práticas podem carregar significados mais profundos, demonstrando o modo de ser da empresa.
Qualificação profissional
Por fim, o plano de integração pode conter treinamentos para que minimizar gaps de competências identificados nas avaliações do RH. Um exemplo bastante comum é o profissional receber treinamento para os softwares utilizados pela empresa, que costumam variar de organização para organização.
Quais foram as mudanças no processo com a transformação digital?
O desafio da integração de pessoas é que a Transformação Digital veio acompanhada de novos modelos de trabalho. Hoje, grande parte das empresas se utiliza do trabalho remoto integral ou flexível, além de os próprios colaboradores entenderem o home office como um benefício profissional.
Nesse sentido, os gestores de RH precisa encontrar práticas online que consigam alcançar resultados similares às realizadas presencialmente. Além disso, a noção de unidade e o engajamento do time podem sofrer prejuízos se não tivermos uma boa comunicação interna com as pessoas a distância.
O momento, portanto, é de buscar medidas criativas para construir um ambiente de trabalho positivo, ainda que a convivência seja remota. Entre as principais estratégias, está o onboarding digital, que cuidará da recepção dos novos membros nas equipes.
Como funciona o onboarding digital?
O onboarding digital é a aplicação das ferramentas de tecnologia da informação aos planos de integração. Seu objetivo é desenvolver estratégias para inserir os profissionais nos quadros da empresa, ainda que os novos colaboradores realizem um trabalho remoto ou não seja possível reunir todos os membros do time em um mesmo local.
As vantagens, portanto, dizem respeito a manter as práticas culturas da empresa, qualificando e recebendo os profissionais nesse novo contexto. Além disso, pode ser uma estratégia para atrair talentos, pois, em conjunto com o recrutamento online, não haverá fronteiras para onde a empresa pode buscar pessoas qualificadas.
No entanto, é preciso ficar atento aos desafios do onboarding digital. Em primeiro lugar, considere a tecnologia necessária para gerir o processo e realizar comunicação com os profissionais. Em segundo, lembre-se de que os colaboradores precisam comprar a ideia, engajando-se nas atividades para receber bem a novo integrante.
Como estruturar o onboarding digital na prática?
O ponto-chave para elaborar um plano de integração digital é entender quais são os objetivos da empresa com o onboarding e aplicar a tecnologia para suprir as necessidades em cada etapa do processo. A seguir, elaboramos um roteiro para estruturar as práticas da sua empresa.
Conheça o novo integrante da equipe
Como ponto de partida, os gestores de RH precisam entender o perfil do profissional contratado. Isso pode ser feito com videoconferências, caso as entrevistas durante o recrutamento não tenham sido suficientes.
Apresente o novo contratado para o líder
Prosseguindo, o passo seguinte é realizar a aproximação do contratado com o líder da equipe, porque o trabalho de integração é partilhado pela chefia e pelos gestores de RH. Perceba que todas as reuniões podem ocorrer online na mesma data.
Faça o alinhamento de expectativas
É importante que, nessas reuniões, o líder e o gestor de RH transmitam as expectativas da empresa. Além disso, se houver um código de conduta a ser seguido pelos colaboradores, esse é o momento de reforçar os pontos mais relevantes e verificar se houve alguma dúvida.
Crie um evento na agenda da equipe
O gestor de RH, então, deve negociar um horário para que o profissional seja recebido por todos os membros da equipe. Diferentemente de um processo presencial, em que todos estariam no mesmo ambiente; no trabalho remoto, é importante agendar um momento para que os profissionais acessam o aplicativo de reuniões online.
Desenhe o programa de treinamentos
Paralelamente, monte o programa com os treinamentos e capacitações necessários para o profissional se integrar ao time. Uma boa prática é escolher cursos online e materiais digitais. E, se for o caso de um profissional mais experiente transmitir as informações, é importante que o líder da equipe faça essa aproximação.
Estabeleça as práticas culturais
Algumas empresas utilizam a integração para promover a marca empregadora e mostrar os valores da empresa. No onboarding digital, as práticas desse tipo precisam ser adaptadas, como kits enviados pelo correio, vídeos institucionais para apresentar a empresa, webinars com profissionais-chave da organização.
Utilize um software de gestão
Vale ressaltar que a gestão de tantos processos que precisam ocorrer simultaneamente é facilitada com um software de gestão de RH. Em um módulo específico para os planos de integração, é possível automatizar tarefas e ter a visão completa do andamento, bem como liberar o tempo dos gestores para pensarem soluções criativas e receberem bem os profissionais.
Quais são os benefícios do onboarding digital?
Ao encontrarem soluções para realizar onboarding digital, os benefícios de uma boa integração são preservados. Entre outros, podemos citar os seguintes benefícios dessa prática:
- aproximar o profissional do time e dos valores da empresa;
- aumentar a produtividade do recém-chegado;
- facilitar a adaptação da pessoa, reduzindo as chances de rescisão do contrato;
- fortalecer a cultura da empresa;
- promover a união e engajamento do time;
- trabalhar o marketing interno e a marca empregadora.
Em síntese, o onboarding digital é uma ferramenta eficaz para alcançar os benefícios de uma integração adequada mesmo quando os colaboradores não podem estar presentes na empresa. Por isso, como visto, terá uma influência positiva sobre os indicadores de RH, turnover, produtividade e retenção de talentos.
Para conhecer os benefícios de uma integração bem realizada, acesse nosso conteúdo específico sobre esse tema e complemente a sua leitura!
