Alcançar uma excelente produtividade no RH é uma vantagem competitiva relevante para os negócios. Esse departamento passa por uma revolução nos últimos anos e hoje exerce uma função de protagonismo nas empresas.
Mais do que nunca, as empresas dependem do capital humano, e a gestão de pessoas deve ser eficiente para contribuir para com o sucesso dos negócios. Aumentar o protagonismo da gestão de pessoas é indispensável, pois precisamos dos talentos que transformem nossos objetivos em realidade.
Desenvolver produtos, oferecer bons serviços, promover melhorias de processos, construir diferenciais competitivos e inovar, tudo isso depende de pessoas com as competências adequadas para o trabalho e contexto da empresa. Este conteúdo é um guia para alcançar a alta performance e ter uma atuação mais estratégica. Confira os 6 passos para alcançar a produtividade no RH!
1. Avalie o desempenho do departamento do RH
Partindo de um RH que já está em funcionamento, precisamos entender quais são os pontos fortes e fracos do setor. Assim, é possível mapear as lacunas que devem ser preenchidas, estipular prioridades e fixar metas.
Em primeiro lugar, vamos utilizar indicadores de desempenho com o objetivo de entender as principais dificuldades. Além disso, os números ajudarão a comparar a realidade, antes e depois, de implementar as medidas corretivas.
Nesse caso, utilizaremos indicadores relacionados à produtividade no RH:
- Quais são as tarefas realizadas em cada um dos processos?
- Quantas delas são entregues por dia, semana ou mês?
- Quantos dias são fixados de prazo para concluir as atividades?
- Qual é o percentual de tarefas entregues no prazo?
- Quanto a equipe conseguiria produzir no máximo?
- Quantas horas extras são realizadas?
Ao comparar as diferentes áreas, questione-se também sobre onde estão localizadas as suas principais dores. Além disso, acompanhe os indicadores de desempenho da empresa, como turnover, absenteísmo e eNPS.
2. Defina os processos
Após conhecer alguns indicadores para mensurar a produtividade do RH, começaremos a mudança pelo aumento da maturidade do departamento. Fazendo os ajustes para as particularidades da empresa, considere a seguinte lista de processos:
- recrutamento e seleção de pessoas;
- admissão de pessoal;
- integração de colaboradores;
- avaliação de desempenho;
- treinamento e desenvolvimento de pessoas;
- gestão de benefícios;
- planos de cargos e salários;
- gestão de documentos;
- folha salarial e pagamentos;
- processo demissional.
Escolha o processo que será priorizado e avalia a produtividade dele, com base nos indicadores mencionados anteriormente. Depois, vamos considerar o nível de maturidade dele.
Inicial
As atividades em estágio inicial são informais e aleatórias. Quando chega uma demanda, como pagar os colaboradores, recrutar um talento ou prestar informação sobre as horas extras do funcionário, não há um fluxo de trabalho definido. As pessoas concluem suas tarefas da maneira como desejam, e o gestor apaga incêndios.
Gerenciado
O processo gerenciado, por sua vez, conta com etapas previstas. Diante de uma pendência, temos um passo a passo para concluir as atividades e entregar o serviço. Porém, ainda não sabemos se elas são as mais eficientes, e temos dificuldades para fazer a equipe executar todos os passos.
Definido
Os processos definidos contam com etapas consolidadas e seguidas pela equipe. Além disso, elas não são apenas padrões que surgiram com a repetição, mas rotinas baseadas em métodos, técnicas e outros padrões de qualidade.
Quantitativamente gerenciado
A etapa seguinte consiste em processos com as características definidas, mas que também têm os resultados medidos por números específicos. Além de padronizado, o fluxo de trabalho é auditado com base em indicadores quantitativos, em que constatamos objetivamente se os resultados estão dentro das expectativas.
Otimizado
No processo otimizado, os feedbacks obtidos a partir da avaliação do processo são utilizados para promover melhorias contínuas. Por exemplo, se ao realizar um processo manualmente, a produtividade está baixa, utilizaremos essa informação para buscar uma medida corretiva, como automatizar a tarefa.
3. Desenhe os serviços
Para melhor a produtividade no RH, vamos tornar os processos definidos, quantitativamente medidos e voltados para a melhoria contínua. Pensando também na experiência das partes interessadas, podemos criar um fluxograma que comporte todas essas características e tenha como base a jornada da parte interessada no serviço (candidato, colaborador, gestor, etc.).
Com essa ferramenta, dividiremos uma folha em colunas e linhas. As colunas representam as ações que precisam ser realizadas, enquanto as linhas o setor responsável. As linhas são quatro:
- jornada do usuário: etapas de interação com o serviço;
- front office ou linha de frente: ações visíveis para parte interessada;
- back office ou bastidores: ações invisíveis para a parte interessada;
- Suporte: processos que auxiliam a realização do serviço.
Veja um exemplo da admissão de pessoal:
| Jornada do usuário | Proposta de trabalho | Aceite da proposta | Registro do colaborador | Início das atividades |
| Front-Office (linha de frente) | Ligar ou enviar e-mail para o candidato; | Encaminhar o profissional para o exame admissional; Solicitar a documentação para admissão. | Assinar o contrato junto ao novo colaborador; Receber a carteia de trabalho (se não for digital); Indicar o dia de início das atividades. | Devolver a carteira de trabalho anotada; Iniciar as atividades de onboarding. |
| Back Office (bastidores) | Redigir a comunicação e as instruções para os passos seguintes. | Agendar o exame admissional; Adaptar o contrato de trabalho. | Fazer o registro no E-Social; Anotar os dados na carteira de trabalho. | Atualizar os registros internos; Informar ao líder sobre a chegada do novo colaborador. |
| Suporte | Jurídico: redigir o modelo de contrato de trabalho. | Médico terceirizado: realizar o exame admissional. | Financeiro: atualizar os dados sobre pagamento da folha salarial. |
As ações dão origem a fluxos de trabalho. Isto é, se você precisa fazer o registro no e-social, haverá um passo a passo para concretizar a tarefa. Além disso, cada ação é uma necessidade do processo.
Em termos de produtividade no RH, as necessidades identificadas serão importantes para três medidas: qualificar os colaboradores do RH, fixar as metas do setor e implementar a tecnologia.
4. Identifique as necessidades de treinamentos
Ao saber quais ações precisam ser realizadas, podemos avaliar o desempenho dos profissionais e saber se eles contam com as competências necessárias. A diferença entre as competências exigidas e as dominadas pelo colaborador é a lacuna que deve ser preenchida nos programas de treinamento.
Essas competências podem ser técnicas ou comportamentais. As primeiras dizem respeito à execução das tarefas em si mesmas, enquanto as segundas são atitudes que favorecem o trabalho e as relações interpessoais, como criatividade, comunicação, cooperação e iniciativa.
5. Fixe as metas do setor
As ações devem ser medidas quantitativamente com base nos indicadores de produtividade no RH. Depois disso, fixaremos quanto é preciso evoluir em cada período, a fim de que, degrau por degrau, o processo melhore.
Imagine, por exemplo, que a equipe leva 20 dias para concluir as etapas de registro e formalização do contrato de trabalho. Uma meta poderia ser melhorar o nível do serviço, reduzindo inicialmente o prazo para 15 dias.
Depois disso, você deve pensar, ouvindo a sua equipe, quais melhorias podem ser realizadas para aumentar a produtividade no RH. Eliminar processos manuais, redistribuir as tarefas, usar técnicas para otimizar a produtividade individual são alguns exemplos.
6. Implemente a tecnologia
A medida mais importante para aumentar a produtividade é utilizar a tecnologia. Quando as ações de linha de frente, bastidores e suporte estão digitalizadas, trazemos diversas melhorias para os processos:
- automação de processos e tarefas;
- visibilidade dos fluxos de trabalho;
- controle centralizado do andamento dos processos;
- compartilhamento de informações;
- relatórios automatizados;
- cadastros, fichas, livros e outros documentos digitais;
- padronização do processo.
Um bom software pode utilizar o conjunto de dados coletados sobre os processos para trazer inteligência para a gestão. Acompanhar indicadores, triar currículos, analisar pessoas são alguns dos recursos da análise de dados no RH.
Para concretizar as mudanças, você pode contar com o auxílio das soluções de tecnologia e negócios aqui da Intelligenza. Em relação produtividade no RH, a principal delas é o SAP SuccessFactors.
Esse software é uma plataforma completa para gerir qualquer processo de RH, de ponta a ponta. Além disso, conforme as particularidades da empresa, os recursos podem ser expandidos por meio de módulos ou softwares integrados, como o WorkForce, o Employee Central e o E-Social.
Aqui na Intelligenza, contamos com certificações e premiações da SAP para fornecer todo o suporte necessário para sua empresa. Ao trabalha com a gente, as etapas de implementação e o uso da tecnologia serão facilitadas por nossos especialistas, que vão ajudar a sua empresa a tirar o máximo da tecnologia.
Sendo assim, você dará o primeiro grande passo para melhorar a produtividade no RH, que é tornar os processos digitais e enxutos. Ao reduzir a burocracia, contar com ferramentas de análise de dados e ter visibilidade dos processos, é mais fácil implementar as demais medidas, como treinamentos, metas e correções no fluxo de trabalho.
Se o conteúdo gerou valor para você, conheça as soluções da Intelligenza e conte com a tecnologia para otimizar os processos!
