A digitalização do RH permite que o departamento se adeque às tendências de inovação e otimização promovidos pela tecnologia, para facilitar os processos de rotina.
A tecnologia tem uma presença forte dentro das organizações e promoveu mudanças significativas em todas as áreas e departamentos. A digitalização do RH é uma das tendências que se estabelece de forma eficiente e prática.
Com muitos processos e demandas que envolvem todos os setores da empresa, o RH atua de forma estratégica, entre gestores e equipes, com o suporte da gestão de pessoas, para que os resultados sejam cada vez mais efetivos.
O que é o RH digital? O objetivo deste post é conceituar a digitalização do RH e toda a sua importância para o setor. Continue a leitura e saiba quais são os principais componentes digitais do RH, e como implementar essa tendência na sua organização!
O que é o RH digital?
O termo digital remete à tecnologia, internet e soluções inovadoras. A ideia de padronização e otimização dos processos para melhores entregas foi se consolidando ao longo do tempo e dos resultados positivos.
O RH digital é, portanto, uma readequação do departamento para incluir as soluções tecnológicas na melhora do desempenho e tempo de resposta sobre seus processos, além da aplicação de políticas que envolvem a gestão de pessoas.
Qual a importância dessa tendência para o setor?
Das demandas de recrutamento e seleção aos processos burocráticos do departamento pessoal é possível incorporar ferramentas no dia a dia, que possibilitem maior interação entre as equipes e demais setores da empresa.
Com a digitalização do RH, as estratégias criadas pelo departamento têm mais chances de sucesso na implementação, pois alcançam as equipes e colaboradores com maior facilidade e interação.
De operacional, o RH passou a representar um importante elo estratégico entre os interesses da empresa e dos colaboradores — aplicação, análise e direcionamento de ideias.
Para isso, foi necessário uma mudança no mindset, mostrando que era possível evoluir e interferir de modo agregador nas áreas, para ajudar lideranças a melhorar suas performances como gestores.
A burocracia que envolve o colaborador e a legalidade dos contratos de trabalho permanecem, mas o RH começa a atuar de forma mais abrangente, com a missão de orientar e direcionar as melhores práticas, em relação aos talentos da organização.
A tecnologia trouxe a automação, que minimizou o trabalho manual e operacional do RH, evoluindo para um ágil processo de finalizações por cliques e filtros. Além das entregas mais rápidas, estimulou o engajamento e a motivação da própria equipe, aumentando sua produtividade.
O RH digital, no geral, executa um trabalho online de interação e integração das informações geradas dentro do departamento, compartilhando com os gestores, o que compete às especificidades de cada área.
A digitalização do RH, um departamento com grande volume de informações e documentos, pode gerar economia de tempo, gastos com mão de obra e espaço para armazenamento físico.
Quais são os componentes de um RH digital?
Um dos maiores objetivos da tecnologia é processar e gerenciar a informação de um modo rápido, com grau elevado de precisão, para auxiliar os gestores e empreendedores a uma tomada de decisão mais segura.
As soluções de automação, vão ao encontro desse objetivo, ao oferecer componentes que colaboram para a eficiência do trabalho desenvolvido no RH. Veja alguns desses componentes e como são usados para facilitar a rotina.
Ponto digital
O registro de ponto é obrigatório e deve ser arquivado para comprovar o cumprimento da jornada de trabalho, e permanência do colaborador dentro da empresa, caso seja necessário apresentar aos órgãos trabalhistas.
Inicialmente registrado por cartões ou livros com assinaturas, o ponto digital eliminou a necessidade de papel, passando a ser registrado pelo código de barras do crachá, ou biometria e digitação do código de matrícula.
Além de ser um método mais econômico e seguro, por inibir a prática de registro indevido e alteração de dados. Todos os registros processados caem direto na base de dados, para geração do relatório e apuração ao fim do período.
Para quem atua fora da empresa, já existem aplicativos que permitem o registro de ponto, mesmo em trabalho externo, o que é uma garantia para a organização e colaborador, sobre as horas trabalhadas.
Documentos digitais
Com o sistema integrado, processos importantes do RH como admissão, demissão, folha de pagamento, registro de ponto, notificação de férias, controle de absenteísmo, turnover e gestão de benefícios são mais fáceis de gerenciar e acompanhar no formato digital.
As informações integradas e automatizadas, produzem documentos digitais mais confiáveis e com menor incidência de erros. Os cálculos deixam de ser manuais, passando a uma versão automatizada que minimiza o risco de falhas e ações trabalhistas futuras.
Armazenamento na nuvem
Um dos grandes benefícios da digitalização do RH é poder armazenar os processos e documentos em nuvem, ou seja, em um ambiente online, que permite o acesso de qualquer lugar que tenha internet.
Assim, uma demanda de recrutamento e seleção, por exemplo, será mais rápida, pois pode ser definida e criada em uma reunião com o departamento solicitante, sem que o responsável do RH tenha que retornar a sua base para concluir o processo.
Da mesma forma que em empresas com filiais ou unidades distantes, o RH terá fácil acesso aos dados de um ou mais colaboradores, para auxiliar nas decisões importantes sobre o departamento ou a equipe.
A solução em nuvem, elimina a necessidade de altos investimentos em equipamentos e espaço físico para abrigar os servidores. A tecnologia cloud armazena os dados e informações online, além de disponibilizar qualquer tipo de consulta.
Coleta e análise de dados
A era tecnológica é composta por dados — diariamente, as organizações produzem uma infinidade de dados que precisam de filtro para determinar a relevância, alinhar entendimentos e direcionar a aplicabilidade.
Com um perfil mais analítico, a equipe de RH, munida de informações coletadas pelos dados, tem condições de oferecer o suporte aos departamentos, com propostas de políticas seguras, baseadas em dados reais.
Termos o People Analytics, Big Data, Business Intelligence que também são familiares para o RH, na coleta e cruzamento de dados sobre o desempenho e o comportamento dos colaboradores.
Decisões como promoções, demissões, transferências são mais justas, quando suportadas por informações resultantes da coleta de dados verdadeiros. A análise de dados ajuda na valorização dos talentos e implementação de estratégias de engajamento.
Ao compreender a percepção e necessidade dos colaboradores, o RH terá condições de propor treinamentos e capacitação, para desenvolver as habilidades e competências — passos importantes no aspecto motivacional.
Na gestão de talentos, a análise de dados possibilita que o RH conheça melhor o perfil dos colaboradores, para alinhar aos processos de recrutamento e seleção. Assim, as contratações têm maiores chances de êxito, considerando a afinidade entre os candidatos e a cultura da empresa.
Como implantar a digitalização no RH?
Para implementação do processo de digitalização do RH na sua empresa, você vai precisar de ferramentas e soluções de automação, adequadas à realidade do negócio — perspectiva mercadológica, quadro funcional e operações de rotina.
A Intelligenza disponibiliza a seus clientes, soluções de tecnologia inteligentes, que auxiliam no processo de digitalização como o SAP SuccessFactors e WorkForce.
SAP SuccessFactors
Solução de interface intuitiva e otimizada na nuvem, apresentar os resultados sobre a performance dos colaboradores, auxiliando na clareza de análise do RH.
O sistema permite criar:
- modelo de metas e desempenho;
- rede de colaboração;
- ferramentas de seleção e recrutamento;
- planos de desenvolvimento e sucessão;
- plataformas de treinamento online;
- people analytics;
- remuneração estratégica;
- processos dinâmicos de integração;
- processamento de folha de pagamento;
- central do colaborador.
WorkForce Software
É uma solução com implementação em nuvem, que possibilita aos colaboradores autonomia para gerenciar as informações de tempo e controle dos gestores sobre esses dados:
- controle de horas dos membros da equipe;
- aprovação rápida de solicitações de ausência;
- programação e planejamento precisos da força de trabalho;
- programação adequada de colaboradores baseada em habilidades;
- previsão de demanda de força de trabalho.
É fundamental integrar as estratégias e recursos, de modo a identificar com maior clareza o papel do departamento, a expectativa de atuação e seu funcionamento na prática — essencial para determinar as ferramentas adequadas de digitalização do RH.
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