Pedir um carro, fazer compras, realizar transações bancárias e diversas outras atividades do nosso dia a dia já podem ser realizadas pela internet. Então, por que não trazer essa tendência para o RH? Você já ouviu falar admissão digital?
A contratação é um gargalo de burocracia nas empresas. No entanto, com a revolução trazida pelos softwares de gestão e a implementação de sistemas digitais nos órgãos públicos, podemos digitalizar essa atividade de ponta a ponta.
Neste conteúdo, listamos o passo a passo para conduzir a admissão digital, estruturando cada uma das etapas desse processo. Continue a leitura e implemente essa tendência na sua empresa!
Como funciona a admissão digital?
A contratação de colaboradores é um processo que reúne serviços para atender a três partes interessadas:
- empresa — que deseja contar com o talento;
- colaborador — que pretende iniciar as atividades;
- entidades públicas — que buscam a conformidade com a legislação.
Na admissão digital, eliminamos as tarefas analógicas e manuais, atendendo aos interesses dessas partes por meio da tecnologia da informação. Entre outras, digitalizamos as seguintes rotinas:
- comunicação entre empresa e futuro colaborador;
- envio e arquivamento da documentação;
- registro na carteira de trabalho do colaborador, nos sistemas internos e nos cadastros do governo (E-social);
- formalização do acordo via contrato de emprego.
Perceba que, atualmente, podemos digitalizar o processo de ponta a ponta. Além disso, ele pode ser antecedido por um recrutamento e seleção online e sucedido por um onboarding digital. Logo, a empresa pode realizar uma verdadeira transformação da captação de novos colaboradores.
Quais são as principais vantagens para as empresas?
A admissão digital é um processo vantajoso, principalmente em relação à eficiência da comunicação e rotinas administrativas. Confira os principais benefícios!
Agilidade
O processo se torna mais rápido com a redução de tarefas manuais e deslocamentos. Além disso, como estão digitalizadas, as informações estarão disponíveis em bancos de dados, em vez de arquivos físicos, o que facilita o armazenamento, compartilhamento e uso para os fins da admissão.
Tempo de fechamento da vaga
A agilidade contribui para um dos principais indicadores de RH, que é o fechamento das vagas no prazo. Quanto antes o colaborador estiver a bordo, menor será o prejuízo por manter uma equipe incompleta, frequentemente com sobrecarga dos profissionais que cobrem as funções em aberto.
Inovação
O processo também ganha em inovação. A automação de tarefas, por exemplo, permite substituir o trabalho das pessoas em atividades cada vez mais complexas, como inserir dados em sistemas e comunicar-se com o E-social.
Sustentabilidade
Também conseguimos minimizar o uso de materiais de escritório no processo admissional, contribuindo para um consumo mais sustentável. É possível, por exemplo, praticamente zerar o uso do papel, utilizando-se da documentação digital.
Praticidade na gestão de documentos
Os documentos podem ser armazenados via computação em nuvem. Nesse modelo, em vez de manter servidores internos, a organização usa da capacidade de armazenamento de empresas de tecnologia, acessando os documentos pela internet.
Além disso, o próprio software de RH pode operar com o processamento fora da empresa, simplificando a implementação, pois basta acessá-lo como um serviço pela internet. Logo, o acesso às informações é amplo, ágil e seguro.
Como implementar a admissão digital?
A implementação da admissão digital consiste em substituir os meios pelos quais realizamos as atividades de contratação. Isto é, usamos da tecnologia para atender a empresa, ao colaborador e aos órgãos públicos. Siga o roteiro abaixo!
Escolha os canais de comunicação
O ponto de partida é definir como será a comunicação entre colaborador e empresa. Qualquer das opções escolhidas precisa permitir o envio de documentos, como o e-mail e os aplicativos de mensagem.
Crie uma checklist para digitalização dos documentos
A seguir, precisamos redigir as orientações para o profissional digitalizar os documentos. Essa lista deve explicar como tirar as fotografias legíveis dos documentos, que é o meio mais simples para o colaborador encaminhar a documentação. Itens indispensáveis são os seguintes:
- enquadrar o documento em cima de uma superfície;
- optar por um ambiente com iluminação;
- evitar fotografias com sombras sobre os documentos;
- verificar se é possível ler todos os dados antes de enviar.
Fique atento, pois diversos documentos podem já estar disponíveis em versão digital. É o caso, por exemplo, da CNH e da Carteira de Trabalho.
Prepare o termo de concordância com compartilhamento de dados pessoais
Depois da LGPD, é importante inserir, no contrato de trabalho ou em termo separado, a concordância com o uso dos dados pessoais. A empresa não apenas terá de coletar essas informações como encaminhá-las para órgãos públicos, e uma simples declaração escrita do colaborador evitará problemas legais.
Escreva as instruções para o exame admissional
O colaborador deve ser orientado sobre a realização do exame admissional. Qual é o local indicado? Como será feito o reembolso ou pagamento? Qual é a data e hora agendada? Dê uma resposta clara para essas questões para que o profissional contratado não tenha dúvidas.
Defina como será realizada a assinatura do contrato
A formalização da relação de trabalho acontece com a assinatura da carteira de trabalho. Nesse sentido, oriente o colaborador sobre os passos para fazer o download da carteira de trabalho digital. Com isso, após o registro no E-social, as informações são atualizadas no próprio aplicativo.
No caso de termos e contratos escritos, você pode optar pela assinatura digital. O SAP SuccessFactors, por exemplo, é uma tecnologia que possibilita a integração com o Docusign, que habilita a validação eletrônica dos atos.
Também é possível enviar o documento para o colaborador imprimir e realizar a assinatura manual. Após a digitalização, a Lei de Liberdade Econômica concede plena validade ao ato:
Art. 3.º São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no parágrafo único do art. 170 da Constituição Federal:
(…)
X – arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equipara a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.
O uso da assinatura física não é tão ágil como o processo integralmente digitalizado, mas pode ser uma solução emergencial.
Envie a proposta de contrato
Com a organização interna, é hora de enviar a proposta de trabalho, solicitar os documentos e coletar as assinaturas do colaborador. Além disso, ele deve receber as orientações sobre o exame admissional.
Faça os registros internos e no E-social
A admissão digital continua após o recebimento da documentação solicitada. Com os dados em mãos, o RH deve modificar os registros internos e dar entrada no E-social. Na plataforma do governo, é preciso utilizar o evento de admissão de colaborador (S-2200), inserindo os dados do profissional.
Depois disso, a carteira de trabalho digital será atualizada, e o RH terá concluído a admissão digital do colaborador.
Qual é o papel da tecnologia na admissão digital?
O desafio da admissão digital é organizar as etapas do processo e ter as ferramentas necessárias para concluir a operação. Aqui na Intelligenza, somos parceiros da SAP, que fornece a tecnologia mais completa para superar esse e outros desafios de RH.
No SAP SuccessFactors, conseguimos digitalizar todas as fases do processo de contratação:
- controle do processo na plataforma;
- módulo para gestão do quadro de colabores;
- integração com o sistema de assinatura digital;
- arquivamento dos documentos na nuvem;
- módulo de integração ao E-social.
A admissão digital será uma mudança positiva na gestão de RH, que levará menos tempo para fechar as vagas sem prejudicar a confiabilidade do processo. Logo, vale a pena conhecer o SAP SuccessFactors para implementar a tecnologia necessária e colocar esse modelo de trabalho em funcionamento.
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