Apesar de a Lei Geral de Proteção de Dados estar ativa já há algum tempo, muitas empresas ainda sentem dificuldades para entender o que é preciso para adaptar seus processos. A LGPD no RH, por exemplo, tem impacto direto no uso dos dados pessoais dos talentos.
Por isso, é fundamental entender os principais aspectos que englobam as regras e normas previstas na lei para adequar o trabalho do departamento. Se já era importante preservar a confidencialidade das informações, com a nova lei, essa conduta se tornou ainda mais necessária.
O objetivo deste post é esclarecer as principais dúvidas sobre a LGPD no RH começando por entender do que se trata a lei. Continue lendo e veja os impactos na área e como a tecnologia pode ajudar no uso, tratamento e armazenamento de dados!
O que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), datada de 2018 sob o protocolo de nº 13.709, é a lei que determina as regras, direitos e deveres, sobre o tratamento e uso de dados pessoais, pelas organizações e empresas.
Seu princípio básico é de que a inclusão, alteração, utilização e armazenamento de qualquer dado, independentemente do motivo e grau de complexidade devem estar em conformidade com as exigências previstas na lei.
Com isso, os dados somente poderão ser utilizados com a ciência e consentimento do titular, no caso do RH, candidatos e colaboradores.
A LGPD se fundamenta em três pilares:
- cuidados com dados sensíveis;
- transparência em relação ao uso de dados;
- cumprimento das solicitações de esquecimento dos dados do cliente quando ele solicitar.
Todas as empresas, de qualquer segmento ou ramo estão obrigadas a atuar de acordo com a lei quando for necessário coletar dados de usuários. Quem descumprir as normas, estará sujeito à advertência e multa — para cada infração cometida a empresa pode ser penalizada e sentenciada a pagar até 2% do faturamento ou o limite de R$50.000.000,00.
Quais são os impactos da LGPD no RH?
O RH lida diariamente com muitos dados de candidatos e colaboradores, desde documentos pessoais até informações sobre processos que envolvem a admissão e demissão, e deve agora caminhar mais alinhado com os departamentos de TI e jurídico.
Todas as atividades e processos precisam ser revistos, em conformidade com a lei, para evitar problemas futuros. Se a lei foi criada para assegurar a privacidade do usuário sobre seus dados, o RH já não pode mais expor ou reter algumas informações sem o devido consentimento.
É que agora, o candidato ou colaborador deve ser notificado sobre a finalidade da coleta de dados, bem como sua utilização e o tempo previsto de armazenamento. O RH vai precisar emitir um documento em que o usuário autorize o uso desses dados.
Exemplos de algumas atividades impactadas pela LGPD no RH, são:
- dados pessoais com endereço, conta bancária, contatos emergenciais, número de RG e CPF, entre outros;
- dados enviados ao plano de saúde;
- dados fornecidos a sindicatos e/ou órgãos públicos;
- banco de currículos;
- em caso de folha de pagamento processada externamente, dados compartilhados com a empresa parceira.
A LGPD vai ao encontro dos objetivos do compliance no RH, ajudando a manter a conformidade dos processos. Sendo a idoneidade e reputação, aspectos imprescindíveis para a imagem de uma empresa, cumprir a lei mostra ao mercado uma conduta bem-intencionada.
Como a tecnologia pode ajudar na adaptação da LGPD no RH?
Todo processo manual está passível de erros e retrabalho, por isso, a tecnologia se transforma em uma aliada valiosa para otimizar e garantir processos mais seguros.
A solução SAP SuccessFactors da Intelligenza pode ser uma aliada no processo de adequação do RH à nova LGPD, já que facilita a gestão de dados, garante mais segurança aos processos e ajuda na análise e correção de irregularidades.
É um sistema completo que ampara a empresa em todos os sentidos quando o assunto é o gerenciamento de informações que envolvem os talentos. Do processo de recrutamento e seleção ao desligamento de colaboradores, as diretrizes estabelecidas no sistema serão fundamentadas na nova lei.
Vale salientar que se a confidencialidade já era um direito do usuário, a lei trata de estabelecer a obrigatoriedade para inibir o uso irrestrito e até mesmo indevido dos dados. A LGPD no RH serve para dar maior direcionamento às ações e prevenir ações futuras que sejam prejudiciais à imagem e credibilidade da empresa.
Gostou do post? Que tal aproveitar a visita e conferir mais um artigo, dessa vez sobre o SAP SuccessFactors, a solução para a gestão completa de RH que pode ajudar sua empresa a implementar as normas da LGPD de um jeito prático, eficiente e simples!
