A implantação de um software de RH requer o planejamento de diversas etapas. Além da escolha do produto mais indicado para as necessidades da empresa, é preciso treinar os colaboradores, oferecer suporte e gerenciar os equívocos encontrados ao longo do caminho. Para que todo o processo ocorra da melhor forma possível, é necessário tomar certos cuidados na hora de escolher o fornecedor.
A seguir, separamos para você 6 cuidados na hora de contratar um fornecedor de software de RH. Acompanhe!
O que é um software de RH?
Com o suporte adequado, as empresas podem tirar o melhor da tecnologia. O software de RH é a solução que virtualiza os processos do setor e permite o gerenciamento das atividades, trazendo recursos de automação, análise de dados, indicadores de desempenho, visibilidade de processos, entre outros.
Os benefícios são os mais diversos:
- agilidade nos processos;
- economia de recursos;
- inteligência na tomada de decisão;
- redução de tarefas burocráticas;
- identificação de oportunidades de melhoria.
Por isso, vale a pena refletir bastante ao escolher a tecnologia que será implementada na sua empresa.
Quais são as principais funcionalidades do software de RH?
As funcionalidades do software de RH incluem as ferramentas para transformar o setor digitalmente. Veja alguns exemplos do que pode estar à disposição.
Virtualização de processos
Os processos passam a ter sua representação digital dentro da tecnologia. É comum, por exemplo, que o software de RH seja dividido em módulos que agrupam as ferramentas para cada processo, por exemplo:
- recrutamento e seleção;
- integração de pessoas;
- controle de ponto;
- plano de cargos e salários;
- gestão de benefícios;
- avaliação de desempenho;
- alocação da força de trabalho.
A organização exata dependerá do software escolhido. Porém, essa lógica de digitalizar o processo, de ponta a ponta, está presente na tecnologia.
Automação de atividades
O software de RH enxuga os processos, pois a tecnologia realiza uma série de ações que antes requeriam a participação das pessoas. Em alguns casos, como emissão relatórios gerenciais, triagem de currículos e cálculo dos resultados de avaliações de desempenho, os dias de trabalho são transformados em alguns poucos cliques.
Análise de dados
Com o software de RH, os dados são coletados diariamente e formam grandes volumes de informação. A partir de então, a tecnologia pode realizar análises para esclarecer cenários, projetar resultados futuros, entender as causas de um problema, entre outras. Logo, o gestor tem um novo jeito de tomar decisões, embasando sua intuição em números e estatísticas.
Gestão à vista
O software de RH utiliza recursos de design para que a informação seja compreendida pelos gestores, de forma ágil e simples. Dashboards, relatórios resumidos e analíticos e gráficos são alguns formatos utilizados pela tecnologia.
Armazenamento de dados
Os softwares de RH trazem soluções para fazer o armazenamento de dados seguro. É comum, por exemplo, adotar serviços de computação em nuvem para evitar perdas e violações de conteúdos.
Integração de sistemas
O software de RH consegue se comunicar com outras tecnologias de diversas maneiras. Essa integração acontece entre tecnologias para gestão de pessoas, com ERPS e, até mesmo, com sistemas externos, como é o caso do E-Social.
Quais são os cuidados ao escolher um software de RH?
A tecnologia para RH terá impactos muito positivos na organização. Contudo, as soluções não são iguais, e os gestores devem avaliar qual delas realmente atenderá às necessidades da empresa. Entenda as boas práticas!
1. Consulte a reputação dos fornecedores
Consultar a reputação dos fornecedores de software de RH é um cuidado essencial antes de fechar o contrato. Você pode buscar essas informações consultando os clientes desses fornecedores, as redes sociais e sites de reclamação na web.
A pesquisa sobre a reputação da tecnologia deve ter duas frentes de atuação: fornecedora e suporte. Além de ser criado uma empresa de excelência, quem vai tocar o dia a dia, auxiliando a empresa a realizar o máximo da solução deve ser competente.
O suporte traz a resolução rápida de problemas, adaptações para realidade local e conhecimento para facilitar o uso da tecnologia pela empresa. Logo, deve ser avaliado tanto quanto o software de RH em si.
2. Troque experiências com outras empresas
A usabilidade de um software só poderá ser percebida no cotidiano das atividades na empresa. Para evitar surpresas desagradáveis, faça contato com organizações que já contrataram o sistema.
Nesse contato é possível verificar como foi o processo de implantação, se as horas estipuladas para a entrega do software foram suficientes, se houve algum erro ou incompatibilidade com outro sistema, se o sistema apresenta falhas, como é o suporte do fornecedor, se ocorrem quedas no sistema com frequência, entre outras questões.
3. Verifique o tempo de implantação
A implantação do software é outra questão que deve ser observada com cuidado. O contrato deve prever os custos que envolvam a implantação do software e também o número de horas acordadas para a entrega total dos trabalhos. É importante verificar se o número de horas contratadas será suficiente para o projeto ficar pronto.
Infelizmente, alguns fornecedores, com o objetivo de ganhar vantagem sobre os concorrentes, estipulam o tempo de implantação aquém do necessário, o que faz o custo da contratação diminuir inicialmente. No entanto, ao implantar o sistema, as horas não serão suficientes, e a sua empresa precisará adquirir mais horas da contratação da consultoria, gerando custos ainda mais altos.
4. Levante as necessidades da empresa
É importante realizar um estudo sobre as necessidades da empresa, verificar o número de informações que serão migradas, assim como fazer o levantamento de outras informações para que as horas contratadas fiquem dentro das acordadas. É válido estipular também como será a integração dos sistemas da organização.
Para isso, é importante você poder contar com a equipe de Tecnologia da Informação da sua empresa. Eles terão o conhecimento técnico para avaliar esses fatores.
5. Teste o software
Testar o sistema que a empresa pretende comprar é fundamental para o sucesso da implantação do software. Portanto, antes de fechar o contrato, verifique as funcionalidades do sistema de acordo com a necessidade da empresa. Outro fator importante é averiguar com o fornecedor se ele oferece customização.
Para realizar um bom teste, comece com a lista de principais dificuldades da empresa. Qual é a lentidão do processo? É a falta de dados para tomar decisões? Quais são os desafios de integração entre setores? Enfim, quais são as demandas?
Ao ter contato com o fornecedor, procure esgotar todas as dúvidas em relação a essas prioridades. Até porque, a disponibilidade e qualidade do atendimento inicial dão indícios fortes de como será o serviço de suporte no futuro.
6. Acompanhe o pós-implantação
O acompanhamento técnico pós-implantação do software também deve ser observado e assegurado em contrato. Dessa forma, a equipe interna que ainda não está familiarizada com o sistema pode entrar em contato com o fornecedor para obter ajuda.
Caso você queira iniciar sua pesquisa por uma tecnologia que atende a todos os requisitos mencionados, podemos ajudar a identificar as melhores soluções para sua empresa.
Na Intelligenza, somos parceiros reconhecidos com o selo Gold Partner para oferecer suporte à tecnologia SAP, que é referência global em sistemas para gestão de pessoas, como o SuccessFactors e o WorkForce. Você pode contar com nosso suporte de ponta a ponta:
- aquisição de licenças;
- implementação da tecnologia;
- suporte no dia a dia;
- treinamento dos colaboradores;
- desenvolvimento de aplicações complementares.
Esperamos que este post tenha sido esclarecedor sobre cuidados na hora de contratar um software de RH. Assim, você pode encontrar a solução ideal para sua organização.
Para contar com nossos especialistas nessa tarefa, entre em contato conosco e conheça as soluções de tecnologia e negócios da Intelligenza!
