O autoatendimento no RH é uma tendência em organizações que desejam melhorar a experiência do colaborador. Com essa prática, temos ganhos importantes, como a redução da burocracia no setor e aumento da qualidade dos serviços.
Não por acaso, cada dia mais os gestores de RH demonstram interesse e buscam informações sobre essa tecnologia, a fim implementar nas empresas. Até porque, a implementação depende de decisões estratégicas, como escolher a tecnologia e o suporte mais adequados.
Logo abaixo, abordamos como funciona o autoatendimento no RH, quais são os benefícios e que soluções de tecnologia podem ser utilizadas pela sua empresa. Continue a leitura e entenda os pontos-chave para avaliar essa solução!
O autoatendimento no RH e experiência do colaborador
O RH é um grande prestador de serviços nas empresas. Além de agregar valor ao negócio por meio do desenvolvimento do capital humano, o setor resolve inúmeros tickets, requisições, consultas e outras pendências diariamente. Em algumas empresas, isso pode significar, até mesmo, uma fila na frente do balcão de atendimento.
Assim como cuidamos da experiência do cliente, precisamos ficar atentos à experiência do colaborador nesses serviços. Os profissionais investem responsabilidade, energia, competências, camaradagem e outros valores na empresa. Logo, também precisamos pensar em como atendê-los e fidelizá-los.
O engajamento dos colaboradores também está bastante relacionado à importância que damos à experiência do colaborador, porque o principal gatilho para gerar esse vínculo é a reciprocidade. As entregas da empresa fazem com que as pessoas queiram investir mais na organização, em termos de comprometimento e disposição colocados nas atividades. Mas qual é o papel do autoatendimento nesse contexto?
Para construir o employee experience, podemos utilizar diversas práticas, e o autoatendimento é uma das tendências. Na prática, conseguimos usar essa solução para diversas melhorias:
- disponibilidade do serviço do RH, inclusive, com possibilidade de acesso por 24 horas;
- respostas imediatas para inúmeras solicitações;
- agilidade nos fluxos de trabalho;
- fim das esperas para ter acesso ao serviço
- coleta de informações para o setor de RH;
- percepção de transparência e prestação de contas.
Perceba que os profissionais do RH colhem igualmente os benefícios da automação e digitalização de tarefas. Por exemplo, embora para o colaborador a consulta do período aquisitivo de férias seja única, para o responsável pelo cálculo será a enésima vez que outras atividades são deixadas de lado para lidar com essa rotina burocrática.
Por isso mesmo, o autoatendimento é uma solução para melhorar os processos do setor, tanto para usuários e prestadores de serviços internos. Além disso, a tecnologia assume e elimina atividades, deixando os gestores de pessoas livres para as funções de RH estratégico.
O autoatendimento no dia a dia da empresa
O autoatendimento no RH soma excelentes práticas de gestão. No pano de fundo, existem ferramentas robustas de automação, que permitem acessar informações, realizar a comunicação, dar andamento aos fluxos de trabalho, entre outras atividades.
Já na parte de experiência do usuário, o RH delega poderes e responsabilidades para os colaboradores. Com autonomia, os colaboradores podem usar os serviços como já fazem em outras áreas: aplicativos de delivery, internet banking, pagamentos eletrônicos, e-commerces, etc.
A consequência é que os serviços internos se tornam mais próximos das melhores práticas do mercado, que já conta com autoatendimento em diversos segmentos. Veja algumas das possibilidades de automação.
Consultar dados profissionais
Os colaboradores acessam diversas ferramentas de autoatendimento para consultas ao RH. Saber o saldo de horas, dados cadastrais, ver as informações do cargo, conhecer o programa de benefícios e diversas outras informações podem ser deixadas a um clique do colaborador, sem gerar demandas para o departamento.
Fornecer informações para gestão de pessoas
Também podemos usar as ferramentas para enviar informações necessárias para a gestão de pessoas. Dois exemplos são o registro de ponto e a adesão a benefícios dentro dos programas oferecidos pela empresa.
Executar ações
As soluções podem permitir a execução de tarefas e atividades ligadas à gestão de pessoas. Os gestores, por exemplo, podem fazer a aprovação de pedidos de férias, compensação de jornada, escalas de trabalho, entre outras ações.
Abrir tickets, chamados e requisições
O autoatendimento automatiza as etapas mesmo dos processos que demandam maior atenção do RH. Por exemplo, se o profissional quer se candidatar a uma vaga dentro da empresa, solicitar a rescisão de contrato, tirar uma dúvida específica, o ticket, chamado ou requisição pode ser aberto sem a necessidade de comparecimento ao balcão do RH.
Ler os avisos da empresa
As notificações são outra opção interessante dentro do autoatendimento do RH. Muitas vezes, os profissionais não leem os murais e avisos encaminhados, e as soluções de autoatendimento podem trazer recursos de comunicação interna.
Ter mobilidade
O autoatendimento no RH pode ser implementado por meio de aplicativos móveis, tornando o acesso aos serviços ainda mais rápido e disponível. Além disso, a mobilidade é importante para criar o hábito de resolver as pendências sem ir diretamente ao departamento de recursos humanos.
Os benefícios do autoatendimento para o RH
As soluções de autoatendimento no RH eliminam grande parte das interações burocráticas entre o departamento e o colaborador. Assim, esse contato acontecerá apenas quando fizer parte da estratégia de gestão de pessoas ou for uma demanda complexa, em que realmente a participação dos especialistas seja indispensável.
Liberar o tempo dos profissionais
O primeiro benefício, portanto, é a melhor utilização do tempo dos profissionais. Aliás, sem pressa e acúmulo de trabalho, o RH consegue eliminar erros nas atividades e dedicar-se a melhorar a qualidade dos serviços, como orientações profissionais, treinamentos, feedback e outras interações.
Padronizar os fluxos de trabalho
Haverá sempre um fluxo de trabalho muito bem definido. Na maioria dos casos, o colaborador ou gestor solucionará integralmente a demanda. E, naqueles em que não for possível concluir todo o processo via autoatendimento, será feito o encaminhamento para os responsáveis.
Agilizar os processos de RH
Com uma parte dos processos automatizados e mais tempo livre, consolidamos um RH ágil. Sem contar que, para várias demandas, o nível de serviço alcançará a entrega imediata com o próprio profissional acessando e resolvendo a demanda no aplicativo de autoatendimento.
Reduzir custos com administração de pessoal
As atividades do RH se tornam enxutas e podem ser executadas com menos recursos, tempo e carga de trabalho. Ademais, a tecnologia é escalável: o aumento do volume de entregas não aumenta proporcionalmente os custos. Já o atendimento no balcão, por exemplo, exige mais despesas de pessoal sempre que elevamos a capacidade produtiva.
Tornar o RH mais produtivo no dia a dia
O RH aumenta a qualidade e quantidade dos serviços entregues. A partir das informações coletadas, o setor também pode gerar relatórios e fazer pesquisas internas, melhorando as decisões, ações e processos de gestão de pessoas. Por isso, o autoatendimento no setor auxilia não só colaboradores como também a gestão das empresas.
A tecnologia de autoatendimento no RH
Os benefícios mencionados estão ligados à tecnologia escolhida pela empresa. Aqui na Intelligenza, recomendamos o SAP SuccessFactors Employee Central, que é a melhor solução de inovação para fazer a gestão de pessoas e implementar processos de autoatendimento no RH.
Confira algumas das atividades que podem ser realizadas pelos próprios colaboradores e líderes, dispensando a interação com o RH:
- consulta a dados cadastrais;
- compensação e banco de horas;
- benefícios;
- cálculo de pagamento e férias;
- consulta ao perfil de talento;
- aprovações de folga, férias e compensação de jornada pelo líder;
- preenchimento de avaliação de desempenho;
- calendário com horários e possibilidade de requisições de folga;
- gestão de tempo.
A tecnologia conta com uma versão mobile. O app funciona como um canal de comunicação entre RH e profissional, em que o RH pode receber tickets e notificar os profissionais sobre informações, decisões e ações do setor — além, é claro, de centralizar as ferramentas de autoatendimento em uma única plataforma.
Os recursos também são bastante acessíveis para as empresas. A Intelligenza é gold partner da SAP, que é a líder nesse setor de tecnologia. Assim, todo o suporte para implementação e otimização dos recursos pode contar com a nossa consultoria, inclusive, com treinamentos voltados para os profissionais de RH dominarem as ferramentas.
Por esses motivos, o SAP SuccessFactors Employee Central é a melhor solução para integrar todos os setores da empresa e implementar o autoatendimento no RH. Nele, a gestão de pessoas elimina os serviços que geram acúmulo de pendências no setor, dando autonomia para os colaboradores e líderes.
Então, que tal garantir a melhor experiência para os seus colaboradores? Conheça agora mesmo as funcionalidades do SAP SuccessFactors Employee Central!
