Conhecer os indicadores de RH é a base para ações mais efetivas de gestão de pessoas, pois medir é um dos requisitos para melhorar processos. Entre os mais importantes, temos o headcount, que corresponde ao total de funcionários da empresa.
O conhecimento sobre o número de colaboradores será importante principalmente pelas aplicações em outros indicadores e em decisões. Na prática, cálculos relevantes, como orçamento, absenteísmo e turnover, têm o headcount como elemento.
Por isso, explicamos como funciona esse indicador e como utilizá-lo a seguir. Continue a leitura e tire as suas dúvidas sobre o tema!
O que é headcount?
A expressão pode ser traduzida como “contagem de cabeças”. Na prática, indica qual é a quantidade de colaboradores nos quadros da empresa, ou seja, o número total de pessoas contratadas para trabalhar.
É um indicador que influencia diretamente o tamanho da força de trabalho e da folha de pagamentos — que é uma das principais despesas das organizações. Aliás, não apenas os valores destinados aos colaboradores podem ser elevados, mas os encargos e tributos sobre as remunerações.
Também é um número para acompanhar de perto por que o trabalho humano não é um recurso escalável. Há um limite de horas que cada pessoa pode entregar, assim como de tarefas produzidas. Por isso, o crescimento da empresa geralmente representa variações no headcount, e nas despesas com pessoas.
Como calcular o headcount?
Com a digitalização do RH, o cálculo do headcount é relativamente simples. Basta acessar a lista de funcionários ativos e verificar o total de colaboradores da organização.
Caso sua empresa ainda use processos manuais e planilhas, a informação pode ser obtida no livro de registro de funcionários — quando estiver atualizado. Em último caso, será preciso levantar as admissões e demissões após a última atualização, a fim de chegar ao número exato de profissionais.
O cálculo é uma operação simples de soma do número de colaboradores. Posteriormente, é possível pensar em segmentações, como o headcount de um departamento e a separação profissionais em regime parcial e integral. Porém, a base é sempre a contagem pura e simples, e isso independe de características específicas.
Se, por exemplo, a empresa mantinha 100 funcionários, 10 foram admitidos e 8 foram demitidos, o headcount está em 102 pessoas (100 + 10 – 8). Ademais, é possível dividir as despesas totais com colaboradores por esse número, identificando o custo-médio da empresa por pessoa contratada.
Qual é a importância do headcount?
O headcount é influenciado geralmente pelas mudanças na gestão de pessoas e repercute nos resultados financeiros. Por isso, assim como a rotatividade de pessoal e o absenteísmo, é um dos KPIs mais importantes para mensurar a eficiência do RH.
Um headcount acima ou abaixo do necessário pode ser a causa de problemas de gestão de pessoas. No primeiro caso, temos um custo mais elevado que o necessário para operar, enquanto, no segundo, a tendência é perder capacidade produtiva. Em ambos, a empresa pode tomar providências para melhorar os resultados.
Práticas relacionadas ao aumento de produtividade podem ter seus resultados mensurados pelo headcount. Se dois concorrentes realizam as mesmas entregas, mas um deles depende de menos pessoas no processo, naturalmente haverá uma vantagem competitiva para esse que tem a menor folha de pagamentos.
O indicador, portanto, é bem útil no dia a dia. É uma informação que, com a tecnologia, tornou-se fácil de se levantar e pode ser utilizada em questões como a avaliação da produtividade e os custos da folha de pagamento.
Nesse sentido, o ideal é contar com um sistema de gestão que não apenas exiba esse indicador de maneira clara, mas utilize-o no cálculo de outros KPIs. Isso porque, fora das questões de produtividade e despesas, a principal aplicação do headcount é servir ao cálculo de outros indicadores. Confira!
Como o headcount funciona na legislação trabalhista?
Existem algumas repercussões na legislação para as empresas conforme o número total de funcionários. O principal caso são as regras para empresas com mais de 100 colaboradores, que precisam reservar de 2 a 5% das oportunidades de trabalho para pessoas com deficiência ou em processo de reabilitação do INSS.
O headcount também influencia a quantidade de estagiários que podem ser contratados pela empresa:
- no máximo 1 para quem tem até 5 funcionários;
- até 2 para quadros de 6 a 10;
- até 5 de 11 a 25 colaboradores;
- até 20% nas organizações com mais de 25.
Outro caso é a contratação de menor aprendiz, que pode ser aplicada às organizações com mais de 7 colaboradores. Porém, nesse caso, existem isenções da obrigatoriedade para microempresas, empresas de pequeno porte e entidades sem fins lucrativos.
Para que serve o headcount?
O headcount é um conhecimento básico dos gestores sobre as equipes. Por isso, antes mesmo de qualquer outra utilização, ele integra o cálculo de diversos indicadores de RH:
- turnover — ( ÷ 2) ÷ total de colaboradores;
- absenteísmo — (total de colaboradores ÷ dias de ausências no mês) ÷ (número médio de empregados × dias trabalhados no mês);
- custo médio de treinamento — (valor investido mensalmente ÷ total de colaboradores);
- E-NPS — (número de detratores ÷ total de colaboradores) x 100 = percentual de detratores.
O indicador também é importante para definição de orçamento e planejamento financeiro da empresa. Quanto maior o headcount, maior será a quantidade de recursos necessários para arcar com os salários, benefícios e encargos da folha de pagamentos.
Um exemplo de medida que afeta o headcount é a automação de tarefas, especialmente as de baixo valor agregado. Os quadros se tornam mais enxutos quando as tarefas manuais e repetitivas são assumidas por softwares e máquinas. Por isso, o headcount é uma das formas de verificar se a implementação tecnológica gerou economias para a empresa.
Além disso, o headcount ajuda a entender a eficiência com que alocamos a força de trabalho. Por exemplo, com o WorkForce Software, conseguimos enxergar claramente se um percentual elevado do número de funcionários está ocioso, bem como se existe algum tipo de sobrecarga no trabalho.
Igualmente, pode demonstrar a necessidade de contratação de colaboradores. Se a produção não está dando conta da demanda da empresa e temos um headcount mais baixo que organizações que realizam atividades similares, existe um indicativo de que pode ser necessário agregar mais pessoas, por exemplo.
Por fim, é possível criar metas de ajuste do headcount. Nesse caso, de acordo com o planejamento da empresa, o RH terá de alinhar a quantidade de pessoas disponíveis, seja para conter custos, seja para aumentar a força de trabalho.
Como utilizar o headcount?
Com os devidos cuidados ao acompanhar o indicador, o headcount não costuma gerar problemas para os gestores de pessoas. As boas práticas para controlar a quantidade de funcionários são as seguintes:
Digitalize o quadro de funcionários
Em primeiro lugar, devemos digitalizar o quadro de funcionários para que, a cada contratação ou rescisão, a quantidade seja atualizada de forma automática. Essa dinâmica evita imprecisões no cálculo, bem como o retrabalho de contar admissões e demissões manualmente.
Utilize sistemas com dashboards
Ao escolher uma plataforma para digitalizar os quadros de funcionários, priorize soluções que praticam o conceito de gestão à vista. Ter as informações em painéis digitais (dashboards) vai agilizar a tomada de decisão e permite que rapidamente o gestor identifique mudanças no número de colaboradores da empresa.
Invista em treinamentos
Caso a empresa avalie que está menos competitiva do que os concorrentes, os treinamentos são uma opção para melhorar a produtividade e necessitar de menos pessoas nas operações.
Aposte em automação de processos
Igualmente, a automação de processos ajuda a minimizar os custos, justamente, pela redução do headcount. Ela pode começar no RH e estender-se por toda a organização, visando maior eficiência.
Compare cenários
Ao decidir pela redução ou aumento do headcount, procure sempre realizar projeções de cenários. Por exemplo, se a empresa aumentar o número de colaboradores em “x”, quanto é a produtividade esperada? Quais serão os custos? Que encargos precisam ser utilizados?
Observe o benchmarking
Lembre-se também de avaliar a quantidade de funcionários em relação aos quadros de empresas que possam servir de modelo. Isto é, o parâmetro para avaliar o headcount não deve se basear em estimativas pessoais do gestor, mas em dados concretos sobre as atividades similares. Só assim a organização saberá sua competitividade em relação às melhores práticas do mercado.
Nesse sentido, é preciso tomar alguns cuidados ao utilizá-lo. Não basta reduzir esse indicador a qualquer custo, sendo necessário entender as particularidades do negócio da empresa.
Em certas organizações, o crescimento está atrelado necessariamente ao aumento proporcional da quantidade de funcionários. Já outras tantas têm mais facilidade para escalar. Por isso, devemos usar a tecnologia para acompanhar a produtividade internamente e realizar comparações com o benchmarking.
Resumindo, o headcount é uma ferramenta útil e precisa ser acompanhado pelos gestores, devido à importância para os indicadores de RH, planejamento financeiro e gestão da força de trabalho. Além disso, quanto mais otimizado em comparação com os concorrentes, melhor será o desempenho e competitividade da empresa.
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