A redução de custos é uma das estratégias mais importantes quando bem aplicada na gestão do negócio e de pessoas. É fundamental contar com as soluções tecnológicas para minimizar as despesas de forma significativa!
A redução de custos é uma meta constante na gestão empresarial. O crescimento não acontece somente quando o faturamento está em alta, mas, sobretudo, quando os gastos são minimizados.
A tecnologia pode ser muito efetiva para ajudar na contenção das despesas. As soluções automatizadas possibilitam a otimização dos processos, facilitando as operações de rotina e o melhor aproveitamento dos recursos.
O objetivo deste post é mostrar como é possível reduzir as despesas e melhorar o desempenho do negócio e a gestão de pessoas, utilizando a tecnologia para manter o fluxo de caixa saudável e o equilíbrio do planejamento financeiro!
Por que a redução de custos é tão importante para um negócio?
O faturamento é importante e está sempre no radar das empresas. Os objetivos e metas previamente definidos estabelecem o quanto as equipes devem se empenhar para alcançar os resultados almejados.
Na contramão da rentabilidade e dos lucros, estão os custos, que merecem igual ou maior atenção por parte da gestão. Mesmo com uma boa performance comercial é essencial acompanhar de perto tudo que sai do caixa, para evitar surpresas ao final de um período.
Quanto menores forem os custos, maior será a lucratividade e a capacidade da empresa manter o balanceamento das finanças. Contudo, esse processo não acontece sozinho, é preciso adotar medidas e considerar o uso de ferramentas tecnológicas.
Ao perceber gastos elevados e desproporcionais, as soluções tecnológicas podem auxiliar os gestores no monitoramento e identificação das principais despesas, causadoras do desnível nas contas.
A origem pode estar em diversos fatores como orçamento mal planejado, operações indevidas, desperdícios, falhas na comunicação e nos processos ou até no retorno do investimento em campanha, aquém do esperado.
Um aspecto que tem se destacado nos últimos tempos é o uso da tecnologia voltado para a gestão de pessoas com o objetivo de promover uma melhor experiência ao empregado.
Com isso, as interações que os funcionários têm com a empresa e com a tecnologia ajudam no crescimento do negócio e na abrangência de atuação do setor de RH que consegue oferecer melhor suporte aos gestores e áreas, otimizando as atividades e processos.
O talento certo, atuando com as ferramentas adequadas em um ambiente que estimula o uso das soluções tecnológicas como mecanismo de alta performance é também um promovedor natural da redução de custos.
Como a tecnologia pode promover melhores resultados?
As soluções tecnológicas se transformaram em uma potente ferramenta de gestão e suporte às decisões. Além de melhorar a experiência dos funcionários ao agilizar e facilitar as operações, oferece embasamento para uma avaliação mais consistente.
Em muitos aspectos a tecnologia pode ser a responsável direta por uma redução de custos significativa e vantajosa. Veja alguns pontos em que é notável sua interferência positiva!
Melhor gestão do tempo
Seja no atendimento ao cliente, ou na execução dos processos diários, o tempo é aliado da produtividade. A agilidade e a eficiência para desenrolar as demandas são cruciais, pois delas resultam o volume de atendimentos e de projetos concluídos.
Isso significa que, a automação pode fazer uma melhor distribuição do fluxo de processos, reduzir o tempo de espera e aumentar o nível de satisfação do cliente. Os fechamentos de vendas ou negociações contratuais se concretizam mais rapidamente com o uso de um sistema adequado.
Redução de custos com materiais
A quantidade de materiais dentro de uma empresa é grande, devido ao volume de informações que circulam diariamente. Os documentos são registros das operações e quando impressos, demandam um custo alto com papel, tinta e espaço para armazenamento.
A tecnologia possibilita a digitalização desses documentos, com armazenamento em servidores e outras mídias, reduzindo substancialmente os custos com materiais, estrutura de arquivo e até mão de obra específica.
Os documentos arquivados por meio digital facilitarão a criação de pastas personalizadas, onde serão dispostos os arquivos para pesquisas sempre que necessário.
Com um filtro inteligente e ordenado, os documentos que antes geravam custos de impressão e tempo para retirar e devolver ao arquivo poderão ser acessados de qualquer equipamento com praticidade.
Melhora da experiência do empregado
O trabalho manual árduo e rotineiro é um dos motivos para que uma equipe se sinta desengajada e improdutiva. Na era da tecnologia é improvável pensar em uma empresa que ainda não tenha aderido às ferramentas automatizadas para oferecer melhores condições a seus funcionários.
Quando os funcionários não estão felizes e satisfeitos em suas funções, executam as tarefas sem se preocuparem com os gastos. O desperdício de papel, tinta e outros materiais, além do uso indevido de equipamentos, pode acarretar gastos elevados com compras e manutenções.
O trabalho automatizado não apenas elimina os esforços físicos da equipe, mas incorpora a ideia de modernidade e participação estratégica dos profissionais, por meio de uma visão mais sistemática proporcionada pela tecnologia.
A tendência é que os funcionários se sintam mais valorizados, comprometidos e pertencentes à empresa. A mudança de comportamento produz maior dedicação ao trabalho e compromisso com a redução dos custos, para que os benefícios sejam revertidos em prol da própria equipe no futuro.
Diminuição de burocracia
Os processos burocráticos costumam ser excessivamente dificultados por um andamento moroso e desorganizado. Um mesmo documento pode passar por muitas mãos e não desenvolver uma solução prática para o negócio ou cliente.
Muitas regras, determinações ou exigências podem comprometer a boa imagem da empresa e o desempenho das equipes envolvidas. A tecnologia serve para tornar a rotina mais simples, com um fluxo de trabalho mais acessível e livre de burocracias.
A automação elimina a necessidade de impressão e envio da documentação por meio físico, retardando ainda mais a conclusão de cada processo. Muitos contratos podem ser enviados por e-mails para conferência ou alterações, constando a assinatura digital válida juridicamente, para evitar a tramitação desnecessária de papéis.
Livre das burocracias podemos afirmar que a empresa terá uma redução considerável dos gastos, observando a quantidade de etapas eliminadas dentro dos procedimentos — os consumidores da atualidade estão em busca de praticidade e desburocratização das suas compras.
Menos viagens
A comunicação é primordial em qualquer tipo de negócio para fluidez e alinhamento das operações. Em casos com mais de uma unidade, entre matriz e filiais, é comum que os profissionais estratégicos tenham que se locomover para acompanhar o andamento das atividades.
Os gastos com viagens — locomoção, hospedagens e alimentação — poderão ser reduzidos se você implementar na sua empresa, soluções que permitem a realização de reuniões por videochamadas.
Entre cidades ou até países diferentes é possível reunir todos os envolvidos em um mesmo momento, para discutir as questões importantes do negócio, sem gastar com viagens.
Faça as contas e verá que em pouco tempo, todo o investimento em equipamentos e uma boa internet, será compensado pela redução dos gastos com locomoção. É claro que nem todas as viagens serão eliminadas, pois, existem situações em que a presença é inevitável.
Porém, o número de viagens pode ser reduzido, assim como os custos correspondentes. Além dos gastos com toda a viagem corporativa, a empresa terá redução do custo homem-hora, uma vez que não haverá o tempo ocioso de deslocamento, o que acontece, no geral, em horário comercial.
Essas são apenas algumas situações em que podemos perceber os benefícios da tecnologia para um negócio. Perceba que em todos eles, as pessoas estão envolvidas e a tecnologia serve para descomplicar a gestão e melhorar o direcionamento das equipes.
A redução de custos com o suporte da tecnologia tem mais chances de ser efetiva. A automação tem a proposta de eliminar os ruídos da comunicação, centralizar os dados e informações, dando condições à gestão de tomar decisões mais seguras, com base no planejamento orçamentário.
Se você gostou do post, aproveite a visita em nosso blog e leia também de que forma a tecnologia ajuda na gestão de pessoas para otimizar as atividades burocráticas e voltar a atenção para uma atuação mais estratégica das equipes!
