A administração de pessoal executa as rotinas administrativas de RH e de cumprimento das obrigações trabalhistas. Por isso, é uma área central para realizar manter a eficiência operacional do setor e garantir a conformidade com a legislação.
Entre outras funções, o departamento de pessoal é responsável pelo controle e gestão dos funcionários, lidando com rotinas de folha de pagamento, acompanhamento de férias, frequência e gestão de benefícios. E o grande desafio é como realizar essas atividades de maneira ágil e precisa.
Para ajudar a sua empresa, reunimos as melhores práticas para otimizar a administração de pessoal e ter uma gestão de RH mais eficiente. Continue a leitura!
Crie processos claros e objetivos
A evolução da administração de pessoal começa pela padronização das atividades, indicando-se como cada rotina deve ser executada. Isso acontece porque, se cada profissional buscar os resultados como quiser, aumentamos as chances de erros, violações legais e ineficiências, sem contar a falta de padrões de qualidade para melhorar o trabalho.
Comece pelo mapeamento das tarefas que devem ser cumpridas, ou seja, pelo que a administração de pessoal é responsável na empresa. Depois, descreva como as atividades são realizadas atualmente e discuta com a sua equipe a criação de um roteiro para cada uma delas.
Imagine, por exemplo, que o departamento realiza a admissão de colaboradores. Os passos definidos poderiam ser os seguintes:
- acessar a lista de documentos admissionais;
- ligar para o candidato aprovado;
- agendar o atendimento;
- verificar se os documentos estão corretos;
- assinar a carteira de trabalho;
- registrar o profissional no e-Social.
O que não pode acontecer é uma contratação ocorrer do jeito “A”, outra do “B” e assim por diante, e isso vale para os demais processos.
Aplique um modelo de melhoria contínua
Os processos precisam ser pensados de maneira cíclica, ou seja, com momentos de avaliação, revisão e melhoria. Só assim, garantimos a evolução das rotinas e a adaptação às mudanças, inclusive, as realizadas na legislação.
Uma ferramenta que vai ajudar a sua equipe nessas mudanças é o ciclo PDCA. A aplicação consiste em executar quatro etapas:
- planejar (plan);
- fazer (do);
- checar (check);
- agir (act).
Unindo com a dica anterior, após planejar os processos e fazer o que foi previsto, o RH deve acompanhar as atividades para checar os erros e acertos. Por fim, a equipe deve agir para corrigir os erros e reforçar os acertos, voltando ao planejamento com o feedback obtido.
Utilize o kanban para gerir as tarefas do RH
As rotinas de administração de pessoal geram inúmeras tarefas. Nesse sentido, o kanban é uma metodologia ágil, que contribui para a gestão das atividades com economia de tempo e recursos.
Nele, o fluxo de trabalho é organizado em quadros, de modo que cada coluna representa um estágio das rotinas. É comum, por exemplo, usar a divisão “fazer”, “fazendo” e “feito” para indicar as tarefas pendentes, em andamento e concluídas, respectivamente.
As tarefas são anotadas em cartões ou post-its para serem movimentadas dentro do fluxo de trabalho. Assim, por exemplo, se a equipe deve checar se os pagamentos foram concluídos, a tarefa será inserida no quadro como pendência e caminhará conforme o progresso obtido.
Vale ressaltar que as tecnologias de gerenciamento de tarefas permitem usar quadros e painéis digitais. O que facilita ainda mais o controle do fluxo de trabalho.
Digitalize processos e documentos
Outra medida para otimizar a administração de pessoal é a digitalização do RH. Economia de materiais, segurança de dados, facilidade para encontrar as informações e possibilidade de integração com o E-social são algumas das melhorias a partir de processos e documentos digitais.
Lembre-se, ainda, de padronizar os nomes dos arquivos e pastas ligados ao armazenamento de dados. A intenção é melhorar as atividades em comparação com o trabalho manual, e não trazer problemas dos arquivos físicos para o mundo digital, como a dificuldades para localizar informações.
Recomendamos o SAP SuccessFactors Employee Central para promover essa transformação. Esse software completo permite que se realize toda a administração de pessoal de forma digital e centralizada. Logo, ajuda a ter processos claros e visíveis, além de trocar arquivos físicos por cadastros digitais.
Delegue tarefas
Ao avaliar os processos atuais, verifique também a possibilidade de transferir poderes e responsabilidades para a equipe. Isso porque, a descentralização do RH é importante para lidar com gargalos dos processos.
Um gargalo acontece, por exemplo, quando existe uma necessidade excessiva de aprovação do gestor. Nesse caso, a todo momento, o serviço para e aguarda o desbloqueio por parte do administrador do RH, tornando o fluxo de trabalho burocrático.
Um segundo exemplo são os tickets de atendimento abertos por colaboradores. Se o RH precisa parar o trabalho para calcular horas, fornecer informações sobre férias, aprovar folgas, etc., a tendência é o setor ficar sobrecarregado.
Recomendamos, nesse caso, avaliar as soluções de autoatendimento, em que o próprio software gera a informação, e o colaborador faz a consulta. Inclusive, esse é um dos recursos mais interessantes do SAP SuccessFactors Employee Central.
Desenvolva políticas
Os serviços do RH para o cliente interno precisam ser documentados em políticas, que são como cartas com as diretrizes e regras sobre benefícios, jornada de trabalho, cargos e salários, etc. Assim, com informações claras e conhecidas, todos sabem quais são as regras do jogo e podem se comportar conforme as normas, evitando problemas de administração de pessoal.
Monte uma equipe eficiente
Outro ponto de atenção é a composição da equipe do departamento. É importante fazer a avaliação de desempenho por competências para coletar dados sobre os colaboradores do RH e verificar se eles reúnem os conhecimentos e habilidades para realizar as tarefas que fazem parte da rotina de administração de pessoal.
Treine a equipe
A partir dos resultados da avaliação de desempenho, os profissionais de administração de pessoal devem ser qualificados. O treinamento e a capacitação têm o objetivo de preparar para realizar as tarefas do cargo, aumentando a produtividade do colaborador.
Além disso, é importante avaliar a possibilidade de tarefas mais estratégicas. Após adotar um sistema de gestão, naturalmente a carga de trabalho do departamento pessoal será reduzida. Logo, os profissionais serão realocados para outras funções de gestão de RH, por exemplo, para o desenvolvimento de pessoas.
Automatize tarefas
Para finalizar, temos o coração da transformação dos processos, que é a automação de tarefas. Atualmente, a tecnologia consegue substituir as pessoas em diversas etapas dos processos, fazendo com que o tempo e esforço da equipe fiquem livres para outras atividades.
No SAP SuccessFactors Employee Central, por exemplo, encontramos uma série de automações:
- soluções de autoatendimento;
- envio de notificações automáticas para os colaboradores;
- coleta de adesão à política de benefícios;
- controle de tempo, presença e ausências;
- cálculo de tempo, horas extras e banco de horas;
- processamento de requisições e tickets abertos junto ao RH.
A Intelligenza é parceria da SAP, que é líder global em soluções de gestão de pessoas, tendo o certificado de Gold Partner. Com a certificação, todo o processo de avaliação das necessidades, implementação da tecnologia, suporte e consultoria pode ser realizado com o apoio dos nossos especialistas em gestão de pessoas e RH.
Aliás, como o SAP SuccessFactors Employee Central está disponível como um serviço, a transformação das rotinas e processos pode ser rápida e econômica. Afinal, com a computação em nuvens, o sistema de gestão funciona com recursos digitais disponibilizados pela internet.
Viu só?! O auxílio da tecnologia é fundamental para otimizar a administração de pessoal, por meio da digitalização e automação de processos. Na prática, é o melhor caminho para ter eficiência operacional no RH e prevenir violações à legislação trabalhista.
Quer aplicar o Employer Central na sua empresa? Conheça as soluções da Intelligenza e entenda por que contar com a nossa consultoria na sua empresa!
