O controle de férias é um dos grandes desafios do RH, considerando a dificuldade de conciliar as necessidades dos colaboradores em seu plano pessoal e as da empresa para lidar com a substituição da ausência nesse período.
A falta de planejamento e organização é uma grande vilã nesse contexto, uma vez que pode gerar prejuízo de tempo e até mesmo financeiro. Por isso, todos os processos devem ser bem estruturados, inclusive as férias.
Por que é tão importante planejar o controle de férias? Neste post falamos das vantagens de gerenciar bem o processo, para evitar contratempos. Continue lendo e veja 5 dicas para uma estruturação efetiva na sua empresa!
A importância de planejar e controlar a saída de férias
Sair de férias depois de um determinado período de trabalho é um direito assegurado por lei aos colaboradores com vínculo CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). Logo, a empresa que não cumprir as normas previstas na nova reforma trabalhista, terá problemas com o órgão competente.
Por isso, fazer o planejamento e ter um controle rigoroso das férias é tão importante quanto a apuração do registro de pronto ou o fechamento da folha de pagamento. É um processo que requer da equipe de RH e administração de pessoal uma atenção redobrada sobre o período aquisitivo, vencimento, concessão e pagamento das férias.
Muitos profissionais deixam para programar os passeios com a família ou amigos, no período de férias e precisam que a empresa informe a data de saída prevista. Esse pode ser um fator motivacional, uma vez que o descanso, apesar de dentro do contexto legal, é uma forma de compensar a dedicação de cada funcionário.
A transparência e a comunicação são dois dos principais aspectos a considerar no controle de férias. É importante que a empresa mantenha o planejamento atualizado, pois assim, antecipa os planos dos funcionários, ao passo que evita prejuízos financeiros por um possível descumprimento das normas.
Vantagens de ter um processo bem-organizado
Qualquer tipo de processo, quando bem planejado e executado dentro de uma empresa, só traz benefícios. Com as férias não é diferente, sobretudo, por envolver a satisfação dos funcionários, a legislação trabalhista, o andamento das atividades nos setores e as previsões no orçamento.
Com o controle se reduzem os riscos de falha ou esquecimento sobre a saída de férias de um, ou mais colaboradores. O planejamento feito pelo RH ajuda o gestor de área a se organizar melhor, para não comprometer as entregas e resultados do setor.
5 dicas para estruturar o controle de férias dos funcionários
Como todo processo da gestão de pessoas, o controle de férias demanda estruturação para um gerenciamento mais eficiente, tanto do RH, quanto dos gestores de cada setor. Selecionamos 5 dicas para você colocar em prática e ter sucesso nesse controle!
1. Mantenha atualizado o histórico de férias dos funcionários
Só é possível saber quais os funcionários já estão aptos a tirar férias se as anotações estiverem atualizadas. Com o histórico em dia será mais fácil identificar as férias já concedidas e aquelas que estão pendentes.
É primordial que todas as informações estejam corretas para evitar problemas de não concessão ou pagamento das férias, o que é obrigatório. Caso o RH/DP não tenha todas as informações, é preciso atualizar o cadastro dos funcionários o quanto antes.
No controle devem constar dados como:
- nome do colaborador;
- data de admissão;
- setor atual;
- período de aquisição das férias;
- quantidade de dias gozados.
Esteja atento ao fato de que, caso um colaborador deixe de sair de férias dentro do período legal de um ano, onde se considera as férias vencidas após o chamado período concessivo, de acordo com as normas previstas na lei, a empresa terá que pagar o valor dobrado.
2. Informe as normas de férias da empresa desde a contratação
Existe um ditado “o combinado não sai caro” que traduz a importância da comunicação desde o início do vínculo de trabalho. De acordo com a reforma trabalhista, as férias podem ser divididas em até três períodos, ou seja, a empresa não precisa conceder o descanso por trinta dias corridos.
Entretanto, nenhum desses períodos pode ter uma duração menor do que cinco dias corridos, sendo que pelo menos um deve ser maior que 14 dias corridos. Essa negociação é feita entre funcionários, gestores e empresa, cabendo ao RH acompanhar para fazer um controle correto.
Outro ponto importante, é que as férias devem ser concedidas dentro dos 12 meses subsequentes à aquisição do direito de gozo. Ou seja, se as férias venceram no mês setembro, a empresa terá até o mesmo mês do ano seguinte para planejar as férias do funcionário.
Além dos critérios legais, a empresa pode estabelecer algumas políticas internas, como trinta dias de gozo, não sair de férias às sextas-feiras, solicitação do funcionário com determinada antecedência, entre outros.
O sindicato da categoria deve ser consultado para saber se há alguma orientação específica sobre férias no segmento. Alinhar as normas externas com as políticas internas e garantir que todos os colaboradores, entre ativos e recém-contratados, estejam cientes é a melhor maneira de minimizar os problemas.
3. Considere os imprevistos
Os imprevistos acontecem e é importante que tanto o RH, quanto os gestores de área estejam preparados para eles. Pode ser que um funcionário com direito às férias e com previsão para sair em dois meses, precise antecipar por alguma emergência pessoal, por exemplo.
O contrário também acontece, quando a empresa precisa renegociar com um funcionário as férias já planejadas em função do crescimento de uma demanda. O fato é que, o cronograma deve contemplar as possibilidades de mudanças repentinas no controle de férias.
4. Organize os prazos
Dependendo do tamanho da empresa, da quantidade de funcionários e das datas de admissão é bem provável que muitos terão férias vencidas no mesmo período. Como não é possível permitir que todos saiam ao mesmo tempo, é essencial organizar o prazo de solicitação, respeitando a ordem de chegada.
Novamente, a comunicação e a transparência fazem toda a diferença, nesse sentido, para evitar ruídos muitas vezes dentro de um mesmo setor, com funcionários disputando um determinado mês para sair de férias.
Com a abertura do prazo de solicitação destinada a todos, a empresa cria uma estrutura justa e bem coordenada. Dessa forma, quem deixar de agendar suas férias nos primeiros dias do prazo, não poderá reclamar de não ter tido a prioridade.
5. Planeje a substituição
Quando o funcionário sai de férias, suas atividades permanecem em andamento, por isso, é fundamental planejar que ficará no lugar nesse período. O setor não para e é responsabilidade dos gestores planejarem a substituição para não sentir o desfalque.
Dependendo do tempo de ausência, entre cinco ou trinta dias, de acordo com as políticas da empresa, pode ser que as atividades sejam divididas entre os colegas da equipe. Contudo, todos devem ser informados dessa decisão e entender que passarão pelo mesmo processo.
Por fim, para a empresa que desejar um controle de férias livre de problemas e riscos de erros, deve adotar um sistema de RH que permita automatizar esse tipo de processo. Uma solução especializada, além das férias, vai ajudar no gerenciamento de todas as outras atividades e assim, proporcionar uma gestão completa de tudo o que envolve o capital humano da empresa.
Se você gostou do post, aproveite a visita para entender melhor como um sistema de RH pode ajudar a reduzir os custos da empresa, otimizar os processos e fazer com que o setor seja mais estratégico!
