O ciclo PDCA pode ajudar o RH a melhorar seus processos de recrutamento e seleção ao introduzir o conceito de planejamento e ação conforme as necessidades da empresa.
O ciclo PDCA é um velho conhecido da gestão e utilizado de forma ampla pelas empresas que desejam organizar seus processos. É um conceito muito útil para o RH nas estratégias que envolvem a gestão de pessoas.
A ideia de melhoria contínua será sempre bem-vinda no ambiente organizacional, considerando que para se destacar uma empresa precisa estar entre as melhores do mercado. Nesse contexto, é fundamental ter equipes bem alinhadas, motivadas e produtivas.
Neste post você vai saber o que é o ciclo PDCA, suas fases e importância dentro de uma empresa. Continue lendo e veja como implementar o conceito no RH, de que forma ele pode ajudar o setor a ter uma atuação mais efetiva e quais os benefícios da aplicação!
O que é o ciclo PDCA?
É um processo adotado a nível mundial, de melhoria contínua, comandado pelas fases:
- Plan — planejar
- Do — executar
- Check — checar
- Act — agir
Como funcionam as fases desse modelo?
Essas quatro fases, quando implementadas, promovem um fluxo de atividades mais organizado e otimizado, com foco na agilidade e eficiência dos processos. Dessa forma a gestão consegue enxergar as etapas e resultados com maior clareza, o que auxilia na tomada de decisão.
Durante o processo é possível identificar os pontos falhos, retornar e aplicar medidas corretivas, preservando o conceito inicial de melhoria contínua. Caminhando em ciclo, é um método de fácil implementação e grandes resultados.
Veja como funciona cada uma das fases!
Plan — Planejamento
Essa é uma das etapas mais importantes, pois dá vazão às demais fases. Sem planejamento, as ações se perdem e será mais difícil fazer o acompanhamento. É preciso relacionar o que requer melhorias, estabelecer os objetivos e metas, além do caminho que será seguido.
Para o planejamento podem ser realizadas reuniões com as equipes envolvidas para levantamento das oportunidades de melhoria, listagem das possíveis estratégias, ferramentas a serem utilizadas visando alcançar os resultados esperados.
Do — Execução
Nessa fase, um plano de ação deve ser colocado em prática, com cumprimento das estratégias e soluções escolhidas durante o planejamento. É importante que todos estejam cientes que será executado, com entendimento claro e objetivo das responsabilidades, individuais e coletivas — para uma execução assertiva, ter um cronograma é ideal nesta etapa.
Check — Checagem
A execução gera dados e indicadores para serem checados e mensurados. Assim, será possível fazer uma comparação entre o que foi programado e o executado para atestar a eficiência do planejamento.
Com base em informações mais seguras e verificação aprofundada dos prazos, custos, qualidade e recursos utilizados, a gestão terá condições de compreender se as melhorias estão mesmo ocorrendo ou mudar os métodos aplicados.
Act — Ação
As etapas anteriores servem para lapidar a ação, ou seja, entregar somente o que de fato tem potencial de bons resultados, de acordo com os objetivos e metas definidos pela empresa, estabelecendo um padrão estratégico de execução.
É a fase em que os erros foram identificados e corrigidos, garantindo processos mais enxutos e otimizados. As pessoas envolvidas têm ciência do que precisa, efetivamente, ser executado para estabelecimento adequado das melhorias.
Qual a sua importância organizacional?
A melhoria contínua é essencial para qualquer empresa, não importando o segmento, afinal, só as melhores se destacam e sobressaem a um mercado tão competitivo. O uso do Ciclo PDCA favorece a organização como um todo.
Da gestão às equipes, todos se dedicam a tornar os processos mais fáceis de serem executados e conduzidos. É uma metodologia simples, mas abrangente, que busca o progresso, aprendendo com os erros e evitando retrabalho ou desperdícios.
Quanto mais claros e objetivos os processos, mais fácil será alcançar as metas estabelecidas. O PDCA elimina excessos, poupando tempo e desperdício, alguns dos problemas mais críticos enfrentados por uma empresa.
Por que implantar o ciclo PDCA no RH?
Já faz algum tempo que o RH passou de um departamento operacional a um parceiro estratégico dos gestores. Dessa forma, sua contribuição é de extrema importância para os resultados da empresa.
Uma boa gestão de pessoas — talentos certos em funções adequadas— contribui de modo significativo para a melhoria da imagem da organização, enquanto estimula seu crescimento e posicionamento de destaque no ranking das melhores no mercado.
Logo, o PDCA pode ser bastante eficaz quando utilizado em diversos processos do RH como recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, pesquisa de clima organizacional, controle do turnover e absenteísmo.
Em todos esses processos é possível enxergar melhorias, portanto, o PDCA será útil para organizar as ideias e identificar o que pode e deve ser aprimorado. Certamente, os resultados serão percebidos em médio e longo prazo.
Quais as contribuições e benefícios do PDCA para o RH?
O RH é um setor de muitos processos, a maioria deles vinculado e dependente da gestão e dos outros departamentos. Com isso, o uso do PDCA beneficia e oferece excelentes resultados.
Com a implementação do ciclo, a agilidade e a precisão se tornam elementos cruciais dentro do processo de desenvolvimento e consolidação das melhorias. As soluções dinamizam as atividades do RH, apresentando vantagens. Veja algumas delas!
Tempo otimizado
Imagine uma demanda grande de aquisição ou capacitação de talentos para atender às necessidades da empresa. Com o planejamento e estratégias estruturadas pelo PDCA, o RH conseguirá atender em um tempo menor do que se não tivesse um plano de ação já definido.
As fases do ciclo possibilitam a visualização do que foi executado e daquilo que ainda está pendente. Essa é a forma eficaz de criar um padrão de atendimento sem afetar os prazos dos setores.
Atração de talentos
Uma empresa que demonstra ser organizada desde o processo de recrutamento e seleção atrai talentos. Os profissionais competentes e de alta performance estão em busca de empresas que valorizam suas habilidades e competências.
O PDCA além de redesenhar o processo que envolve a aquisição de talentos, fortalece o clima organizacional ao perceber as oportunidades de melhoria na valorização dos colaboradores.
Redução de custos
No RH, uma contratação errada não apenas impacta o desempenho do setor contratante, mas as finanças da empresa. A falta de adaptação ou produtividade gera desperdício, uma vez que o novo colaborador não trará os resultados esperados.
A melhoria dos processos, com base nas falhas cometidas anteriormente, alinha as diferentes formas de avaliação de perfil, dentro e fora da empresa, para evitar a perda de tempo da equipe de RH, bem como o retrabalho e os altos índices de turnover.
Equipes mais engajadas
Um time que sabe o que a empresa espera dele e como deve executar suas atividades têm maiores chances de êxito. O PDCA estimula a motivação e o engajamento dos colaboradores, aumentando seu desejo de contribuir para o sucesso da empresa.
Com o envolvimento de todos no planejamento de melhorias, os profissionais se sentem mais valorizados e responsáveis pelas mudanças, o senso de pertencimento aflora e transforma o comportamento dos envolvidos.
Esse é um método que traz oportunidade de melhoria na gestão, nos processos da empresa e do RH. A Intelligenza é o parceiro ideal para ajudar uma organização na desafiadora missão de fomentar o crescimento e o desenvolvimento por meio dos seus talentos.
Com o ciclo PDCA e o uso das soluções com tecnologia exclusiva como o SAP SuccessFactors que oferece uma gestão completa de RH, é possível impulsionar as melhorias, aumentar a produtividade e o faturamento — um conjunto de ações essenciais para conquistar a vantagem competitiva.
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