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Problemas com a gestão de tempo das equipes? O WorkForce Software pode ajudar!

O SAP WorkForce Software é uma solução completa para gerir a produtividade nas empresas. No dia a dia, vemos a importância da produtividade para superar a concorrência, atender as necessidades dos clientes e ter resultados financeiros. Portanto, uma tecnologia com eficácia comprovada será um excelente investimento para organização.

Entre outros fatores, a gestão de tempo se mostra um verdadeiro desafio, principalmente quando os métodos de controle são inadequados. Se os profissionais usam planilhas, relatórios físicos ou soluções não integradas na nuvem, haverá pouca informação útil para tomar decisões, deixando os colaboradores mais distantes da entrega máxima.

Neste conteúdo, abordamos a importância de tornar o tempo das equipes mais produtivo e como o Workforce ajudará a sua empresa nesse processo. Continue a leitura para implementar um modelo de gestão mais eficiente!

Por que é importante gerir a produtividade?

A produtividade é um requisito para o sucesso dos negócios. Uma organização produtiva gera o máximo de outputs a partir dos seus sistemas, realizando uma interação ótima entre as máquinas, pessoas, materiais e recursos financeiros empregados na organização. E, com o aumento da capacidade de entrega, melhoram-se os resultados financeiros.

Entre os fatores de produção, tecnologia, matéria-prima e capital estão recursos estáticos, que ganham dinamismo a partir da ação dos colaboradores. Mesmo no caso de robôs e inteligências artificiais, são pessoas que dão movimento às peças do sistema produtivo, ainda que com diretrizes de programação.

Por isso, a produtividade da força de trabalho impulsiona os demais fatores. Com ela, economizamos recursos materiais, empregamos bem os recursos financeiros e otimizamos os recursos tecnológicos. Logo, ter uma boa gestão nessa área é um aspecto decisivo para o futuro da empresa.

Além disso, existe uma relação entre produtividade e resultados financeiros. Se você está familiarizado com o balanced scorecard é fácil entender essa conexão. Nesse modelo, as metas organizacionais são separadas em quatro níveis:

  • perspectiva financeira;
  • perspectiva do cliente;
  • perspectiva dos processos internos;
  • perspectiva de aprendizado e crescimento.

Como os níveis influenciam, o aprendizado e crescimento, por exemplo, adotar tecnologias e métodos mais adequados modifica os processos internos. Nesse sentido, atinge-se ganhos nos indicadores de produtividade, que estão relacionados a essa segunda perspectiva.

Posteriormente, os processos mais adequados ampliam nossa capacidade de atender ao cliente. Torna-se possível atender às demandas com mais satisfação, confiabilidade e qualidade em relação aos produtos ou serviços.

Por fim, ser capaz de gerar resultados para o contratante conduz a aumentos de receitas, redução de custos de aquisição, lucratividade etc.

Quais são os desafios da gestão de tempo?

No entanto, gerar o máximo de tempo produtivo pode ser um verdadeiro desafio para os gestores. Não há um fator decisivo para produtividade, mas diversas causas que simultaneamente influenciam o resultado positiva ou negativamente. Assim, os problemas de gestão podem ser os mais diversos.

Falta de visibilidade dos processos

Em primeiro lugar, os gestores enfrentam problemas de visibilidade de processos. Com isso, a postura se torna essencialmente reativa: não se consegue tomar decisões imediatamente, mas apenas quando os resultados negativos já foram implementados.

Não ter dados para tomar decisões

A gestão de tempo exige um planejamento sólido e ajustes contínuos. Contudo, em ambos os processos de decisão, o gestor não consegue ser efetivo sem informações confiáveis, logo, depende de métricas adequadas, metas claras e coleta de dados— que nem sempre estão presentes ou foram tratadas para serem informações qualitativas.

Profissionais desmotivados e desengajados

Um terceiro problema enfrentado é não conseguir manter à disposição dos profissionais para que eles persigam os objetivos da empresa. Assim, a falta de motivação e engajamento conduz a baixa produtividade. É, portanto, um problema ligado aos recursos disponíveis para realizar uma boa liderança.

Absenteísmo e no presenteísmo

Dois problemas derivados da baixa motivação e engajamento são o absenteísmo e o presenteísmo. Respectivamente, o funcionário pode aumentar suas ausências ao trabalho ou se fazer presente fisicamente, mas sem o empenho necessário para produzir. Em qualquer dos casos, o tempo produtivo cai significativamente.

Erros no planejamento da força de trabalho

Por fim, podemos citar o desafio de alocar pessoas e delegar tarefas corretamente. Esse problema, frequentemente, é consequência da falta de visibilidade. Por não ter indicadores sobre quanto capital humano deve ser empregado em cada setor, erra-se também no planejamento da força de trabalho.

O que é SAP WorkForce Software?

O WorkForce é uma solução digital para gerenciar a força de trabalho da empresa, especialmente em relação ao tempo produtivo dos colaboradores. Por adotar a computação em nuvem, as empresas têm acesso às funcionalidades pela internet, sem precisarem de máquinas robustas, adquirindo serviços de acordo com as suas necessidades.

A integração é um segundo ponto positivo do programa. O SAP SuccessFactors é uma plataforma bastante inteligente. A empresa pode integrar as soluções que julgar necessárias em cada momento, em um sistema de módulos. Há um módulo cada um dos principais processos de RH, e o Workforce é uma das soluções que podem ser agregadas à plataforma.

Nesse sentido, a Intelligenza pode contribuir para que a sua organização passe por uma verdadeira transformação nas práticas de gestão de força de trabalho. Atualmente, somos a primeira parceira SAP no Brasil a obter o selo Recognized Expertise, concedido pela SAP. Assim, temos um know-how validado internacionalmente para ajudar a digitalização da gestão de tempo e produtividade da sua organização.

A consultoria de RH abrange tecnologia e negócios. Com a parceria, é possível identificar quais são as necessidades da empresa, que podem variar de acordo com o porte, ramo de atuação, prioridades financeiras etc. Depois disso, busca-se a melhor solução para melhorar a gestão da organização.

Vale ressaltar que, graças à computação em nuvem, os custos dessa transformação digital estão mais acessíveis. É que, enquanto no passado todo investimento em tecnologia significava investir em infraestrutura física, a cloud computing permite o acesso simples, com usuário e senha, à plataforma online.

Quais são as funcionalidades do WorkForce?

O workforce traz duas soluções específicas para lidar com os problemas de gestão de tempo e produtividade: SAP Time and Attendance Management e SAP WorkForce Forecasting and Scheduling. Ambas podem ser implementadas como serviços na plataforma online.

Antes de conhecer as funcionalidades a fundo, podemos listar as premissas de ambas as soluções digitais:

  • uso de dados e análise de pessoas;
  • visibilidade de processos;
  • gestão à vista, ou seja, com informações expostas com elementos visuais;
  • integração com outras soluções SAP;
  • adoção da computação em nuvem.

SAP Time and Attendance Management

Essa primeira ferramenta tem o objetivo de controlar as presenças e ausências no trabalho: turnos, horas de trabalho, licenças, férias, faltas injustificadas etc. As funcionalidades estão divididas em diferentes grupos.

Automatização do controle da mão de obra

Com a solução, é possível verificar a alocação de pessoal na empresa, acompanhando a entrada e saída dos colaboradores. O gerenciamento é automatizado, então, a partir das informações inseridas no sistema, são gerados os relatórios e visualizações.

Monitoramento e controle transparente das ausências

Além de acompanhar as ausências e presenças, é possível fornecer um feedback claro para os colaboradores. O gestor consegue comparar as horas de trabalho com prêmios e benefícios, definir regras e aprovar liberações relacionadas à jornada de trabalho. Logo, no momento de tomar uma decisão, o profissional conhece o histórico de funcionário e age embasado em dados.

Adequação os indicadores às diferentes normas legais

No Brasil, as normas sobre jornada de trabalho, compensação de horários, banco de horas, horas extras e demais aspectos legais sobre o tempo do colaborador podem variar de acordo com o contrato, leis e acordos sindicais. Por isso, o Time and Attendance Management também ajuda a simplificar essa complexidade, permitindo monitorar o trabalho sobre diferentes regimes trabalhistas.

SAP WorkForce Software

Já Workforce é uma ferramenta para planejamento estratégico da força de trabalho. Com ela, os gestores fazem o inventário de necessidades das empresas e indicam as pessoas com as competências certas para os cargos. Além disso, podem acompanhar questões ligadas ao cumprimento da jornada e a conformidade com as leis trabalhistas.

Emissão de Relatórios

A ferramenta é bastante utilizada para trazer inteligência à gestão de pessoas. Entre outros, é possível emitir relatórios precisos sobre os custos de mão de obra, avaliar a qualidade das jornadas planejadas pela empresa e verificar se as regras de conformidade estão sendo cumpridas.

Otimização de programação

Outra funcionalidade importante é testar as programações antes de colocar em prática na empresa. Assim, o trabalho deixa de ser voltado para o passado, e o gestor consegue antecipar o comportamento futuro, melhorando a tomada de decisão. Logo, ao projetar vários cenários, toma-se uma decisão mais eficiente.

Mapeamento de demandas

Um terceiro recurso é visualizar toda a força de trabalho, enxergando quem está alocado em cada área. Além disso, com a coleta e interpretação de dados, é possível projetar as necessidades futuras de pessoal, embasando outros processos de RH, como treinamento, recrutamento e demissão de pessoas.

Tanto o Time and Attendance Management como o WorkForce Forecasting and Scheduling são ferramentas integradas ao SAP SuccessFactors. Assim, é possível não só compartilhar informações entre todos os setores do RH, mas trabalhar na mesma plataforma, adquirindo familiaridade com as soluções digitais.

Quais são os benefícios do WorkForce?

O SAP Workforce cria as condições para os gestores lidarem com os problemas de gestão da produtividade das equipes. O software permite gerenciar todas as informações relacionadas ao tempo dos colaboradores em uma única plataforma, alcançando a completa visibilidade dos processos.

Realizar projeções e ser proativo

Entre os diferenciais está a capacidade de análise de pessoas com o objetivo de prever comportamentos futuros. A empresa deixa de abordar a produtividade apenas quando os resultados ruins já se implementaram, antecipando-se aos problemas.

Na prática, o gestor tem gráficos e simulações baseadas no histórico da empresa. Isto é, a partir de dados e estatísticas, é possível projetar cenários futuros e verificar o efeito das possíveis alterações.

Padronizar e monitorar indicadores de desempenho

As soluções trazem um repositório de indicadores de desempenho, como os diferentes tipos de turnover e absenteísmo. Assim, o gestor pode acompanhar os pontos mais importantes para melhorar a gestão de tempo.

Isso é relevante porque a padronização é uma das etapas para alcançar a maturidade dos processos de monitoramento e controle da força de trabalho. Sem normas, não é possível verificar quais diretrizes funcionam e quais não funcionam, logo, avançar para o próximo nível, que é a melhoria contínua.

Ter visibilidade de processos

Um ganho não menos importante é enxergar todos os processos relacionados à gestão de tempo em uma única central de comando. Sem esse entendimento, é muito difícil o gestor delegar tarefas, organizar os turnos de trabalho e ordenar as atividades, pois não há conhecimento do que acontece na organização.

Minimizar riscos de conformidade

Como a gestão de tempo também envolve a legislação trabalhista, um benefício é conseguir dar conta da complexidade da legislação, adequando os mecanismos de controle às regras aplicáveis a cada contrato de trabalho. Estar em compliance trabalhista evita multa, indenizações e pagamentos de verbas.

Identificar riscos e oportunidades

A combinação de indicadores adequados e visibilidade facilita a identificação de riscos e oportunidades. Muitas vezes, isso acontece com a constatação de padrões e tendência nos dados coletados, gerando informações qualitativas para tomar decisões.

Um exemplo de oportunidade é minimizar o número de horas extras com a alocação mais eficiente dos trabalhadores. Outro é flexibilizar a jornada como benefícios para os colaboradores, usando dos métodos de controle mais eficientes. E uma terceira é equilibrar a carga de trabalho para promover o bem-estar da equipe.

Ser transparente com o colaborador

O feedback oferecido aos profissionais será fundamentado em relatórios de desempenho claros e no monitoramento diário das atividades. Dessa maneira, a relação é transparente, com premiações e cobranças imparciais pautadas naquilo que realmente foi a conduta do colaborador.

Motivar e engajar pessoas

A partir da inteligência gerada pelo WorkForce, a empresa realiza diversas entregas para os colaboradores. Transparência, cumprimento das leis trabalhistas, feedbacks mais adequados, decisões imparciais, banco de horas são exemplos de benefícios para os profissionais. E os ganhos ajudam a motivar e engajar as pessoas.

Como a Intelligenza pode ajudar a empresa?

O Workforce Software traz um kit de ferramentas completo para que a empresa entenda como o tempo é utilizado na organização. Além disso, permite olhar tanto para o histórico de produtividade como realizar projeções sobre o futuro, comparando diferentes cenários e medidas.

Nesse contexto, o papel da Intelligenza é oferecer o suporte de tecnologia e negócios. A parceria abrange dois pilares importantes: o primeiro deles é colocar a solução em funcionamento, enquanto o segundo é agregar conhecimento e experiência para transformar os dados e informações disponíveis em soluções concretas para sua empresa.

Resumidamente, além de adquirir a tecnologia, é preciso trabalhar os resultados, levantando pontos de melhoria nos processos. Afinal, a plataforma online dará a visibilidade de tudo o que acontece na empresa, mas cabe aos gestores usarem as informações qualitativas para adotar práticas mais eficientes.

Sendo assim, a visibilidade dos processos e a fundamentação em dados serão responsáveis por fortalecer o trabalho do gestor. Com o SAP WorkForce Software, a empresa deixa de apenas reagir aos problemas de produtividade e começa a agir estratégica e proativamente. Logo, é uma inovação indispensável para quem pretende melhorar a gestão de tempo.

Para adotar essa solução, entre em contato conosco e receba o suporte necessário para implementar o Workforce na sua empresa!

2022-06-03T12:39:25-03:00

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Sobre o Autor:

Com mais de 17 anos de experiência no mercado de TI, formado em Ciência da Computação. Estudante de Filosofia e Psicanálise. Empreendedor, apaixonado por pessoas e inovação. Diretor para Negócios Cloud e Inovação na INTELLIGENZA.