O DocuSign diminui a demora dos processos de rotina e possibilita à empresa fechar negócios e assinar contratos por meio digital, sem a necessidade de papel e impressão.
A Intelligenza é uma parceira da SAP para oferta da solução DocuSign, um software capaz de facilitar os processos de formalização digital, como a assinatura e o envio de documentos eletrônicos.
O objetivo é fornecer um serviço de assinatura eletrônica simples, ágil e intuitivo, com armazenamento total em nuvem. Dessa forma, os documentos mais importantes de valor jurídico, poderão ser assinados de qualquer lugar que disponha de internet.
Trouxemos neste artigo, todas as informações importantes sobre as funções do software DocuSign. Continue lendo e conheça a legalidade, a segurança e os benefícios da solução, além do passo a passo para fazer a assinatura eletrônica!
Conheça o software DocuSign
O DocuSign é um software desenvolvido para oferecer serviços de assinaturas eletrônicas em diversos documentos, entre eles, contratos e processos de aprovação, sendo a primeira solução a nível mundial a ofertar esse serviço.
Pelo sistema é possível fechar acordo, otimizar as operações e agilizar os processos que envolvem assinaturas e autorizações. Cerca de 600 mil empresas e organizações utilizam a solução em mais de 188 países para conclusão de diversas transações.
Para quais serviços o software DocuSign pode ser usado?
- acordos de confidencialidade;
- conformidade interna;
- contratos com parceiros;
- contratos de vendas;
- documentação de novas contratações;
- ordens de compra;
- processamento de faturas;
- relatórios de despesas.
Funcionamento do DocuSign
Com uma utilização simplificada para agilizar os processos, o software faz o envio de documentos para assinatura digital em tempo recorde. Com o armazenamento em nuvem, o processo pode ser realizado de qualquer dispositivo móvel, em qualquer parte do mundo.
É importante saber que o DocuSign possibilita a assinatura com o certificado digital ICP-Brasil, que é usado para identificar de forma segura o autor de uma mensagem ou transação realizadas por meio digital.
Veja os serviços, características e o funcionalidades do software DocuSign!
Dados
Os recursos de validação de campos e formulários do DocuSign simplificam o processo de inserção de dados dos signatários (assinantes), dando aos remetentes o total controle sobre a coleta de dados.
- Funcionalidade completa de formulários — funcionalidade completa de formulários, caixas de seleção, botões de seleção, marcações suspensas, campos numéricos e de moeda;
- Campos de dados de terceiros — vinculação seus campos aos dados de outras empresas e outros serviços. Os dados são movidos de forma bidirecional — do sistema de terceiros para o seu documento e vice-versa;
- Validação de dados — restrição do tipo de dados inserido em qualquer campo selecionado para reduzir transações que “não estejam em bom estado”. Isso elimina erros de inserção de dados e o reenvio de documentos;
- Lógica e formatação de campos — automatização da lógica de documentos com os recursos avançados de validação de campos e formulários do DocuSign;
- Marcação de documentos e campos — permissão para edição de determinados campos, por signatários posteriores, com gerenciamento e monitoramento das alterações pelo DocuSign;
- DocuSign Connect — o DocuSign Connect opera em um modelo de assinatura do editor para fornecer atualizações em tempo real do status do documento e dados de formulário durante o processo de preenchimento do documento.
Autenticação
Os diversos níveis de autenticação certificam que os signatários são mesmo as pessoas relacionadas nos documentos. Assim, a identidade será comprovada antes que sejam acessados.
- autenticação por código de acesso;
- autenticação por SMS;
- autenticação por identidade;
- autenticação por telefone;
- autenticação por terceiros;
- autenticação com base em conhecimento;
- captura de geolocalização.
Assinatura
Permite o envio de documentos para assinatura dos clientes e devolução de forma rápida e prática.
- assinatura eletrônica;
- assinatura móvel remota ou em pessoa;
- aplicativos móveis;
- assinatura e envio offline;
- assinatura com certificados digitais.
Relatórios
O sistema permite que usuários e administradores emitam relatórios sobre estatísticas do negócio e verifiquem informações da conta, com acesso em tempo real.
- status em tempo real;
- relatórios de documentos, destinatários e contas;
- exportação de dados.
Conformidade
O DocuSign garante a legalidade e execução dos documentos em tribunais, protegendo os contratos contra renúncias, por exemplo.
- documentos selados contra falsificações;
- trilha de auditoria;
- certificação de conclusão;
- termos de Assinatura e Registro Eletrônico;
- marcas d’água.
Retenção
Os documentos assinados são mantidos no sistema de armazenamento contra falsificações do DocuSign.
- arquivamento de e-mails;
- políticas de retenção de documentos;
- cópia autorizada;
- recuperação do DocuSign.
Internacional
Globalmente reconhecida pela sua eficiência, o DocuSign está presente no mundo, sendo disponibilizados em mais de 188 países.
- mais de 40 idiomas;
- suporte a fusos horários globais;
- selo de data/hora confiável.
Disponibilidade
A solução fornece tempo de atividade, com transparência em relação ao status dos serviços.
- disponibilidade de nível corporativo;
- status de disponibilidade do serviço;
- estatísticas mensais de tempo de atividade;
- notificação e alertas de serviço.
Fluxo de trabalho
O sistema permite especificar e ordenar os signatários, atribuindo a destinatários, diferentes funções e acessos, com controle das etapas de cada processo.
- roteamento serial, paralelo e misto;
- modelos;
- destinatários em massa;
- permissões do destinatário;
- visibilidade do documento;
- corrigir documentos;
- lembretes e notificações.
Configuração
As funcionalidades do DocuSign são configuráveis de acordo com os aspectos legais para manter a conformidade em relação às políticas da empresa — custódia e retenção de documentos, gerenciamento das assinaturas dos signatários, especificação de autenticação por usuário.
O DocuSign funciona com os aplicativos mais populares, serviços e dispositivos já utilizados dentro da empresa. São mais de 300 serviços populares, entre eles, Salesforce e Box, dispositivo móvel, Google.
- controle de acesso e usuário;
- controle de acesso a recursos;
- políticas de senha;
- identificação de marca da empresa.
Segurança
Proteção inviolável das informações confidenciais.
- central de confiabilidade do DocuSign;
- criptografia de documentos;
- gestão de custódia de documento;
- certificação ISO 27001;
- proteção contra spam.
Um resumo das características:
- configuração rápida e fácil para começar a usar de imediato;
- disponibilidade constante para que a empresa opere em tempo real;
- fluxos de trabalho flexíveis com automatização de contratos e processos de aprovação;
- visualização instantânea do status do documento e relatórios;
- padrões exigentes de segurança na proteção de documentos sigilosos;
- trilha de auditoria digital para facilitar a conformidade e aplicabilidade legal de forma completa.
Passo a passo para a assinatura eletrônica e envio de documentos digitais
Para fazer a assinatura e enviar documentos digitais é preciso seguir alguns passos. Veja com proceder:
Passo 1 — de qualquer dispositivo abra e leia o email do DocuSign clicando em “Ler documento”.
Passo 2 — no primeiro acesso a um documento enviado via DocuSign será preciso concordar em fazer negócio por meio eletrônico.
Passo 3 — avance, clicando em “continue” para ser direcionado ao ambiente em que estarão os documentos para preencher e assinar.
Importante: a assinatura pode ser definida com a escolha de um desejo em caso de uso de um dispositivo touchscreen ou aderindo a uma assinatura disponível no sistema para ser usada como representação eletrônica da intenção legal de assinar o documento.
Passo 4 — depois de todos os campos e marcações preenchidos, confirme a assinatura ao clicar em “concluir”.
Legalidade e segurança do software
O serviço é legal e válido juridicamente, de acordo com as leis britânicas, com a Regulação nº 910/2014 da União Europeia sobre identificação eletrônica, com o certificado digital ICP Brasil, demais leis e estatutos internacionais.
No Brasil, a solução está em conformidade com a legislação — Medida Provisória 2.200-2, Código Civil Brasileiro, Resolução do Comitê Gestor do ICP e Instruções Normativas do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
A assinatura digital com DocuSign pode ser considerada mais válida do que uma assinatura convencional, à tinta, pois, os registros de auditoria, selos de segurança, autenticações e segurança de nível bancário, permitem maior evidência de comprovação se submetidas a júri.
Todas as práticas de mercado que garantem a segurança de dados e conteúdos de transações são utilizadas pelo DocuSign. Todas as assinaturas eletrônicas são únicas, documentáveis, encriptadas e auditadas com selos de segurança.
Além disso, o sistema assegura a confidencialidade das transações e manutenção dos registros de auditoria de todas as assinaturas. Para segurança de nível bancário o DocuSign adota alguns procedimentos:
- encriptação total de documentos;
- acesso demasiado seguro com base em alternativas robustas de autenticação;
- padrão elevado de compliance e segurança;
- alto nível de exigência e anti-repúdio nas transações;
- comprovação dos signatários no momento da assinatura.
Benefícios do DocuSign para as empresas
Com o DocuSign as empresas e organizações ganharam maior rapidez e agilidade em seus processos, além de reduzirem custos com papéis e impressões e aumentar, expressivamente, o controle sobre as transações.
As vantagens da assinatura eletrônica vão ao encontro da evolução digital, onde a tecnologia colabora para alavancar o negócio e prospectar melhor o faturamento. A assinatura eletrônica potencializa os resultados, oferecendo um serviço legal, rápido e eficiente.
Conheça os principais benefícios de contar com uma solução DocuSign na sua empresa!
Segurança da informação
As tentativas de fraudes são recorrentes no mundo digital e sem um sistema de segurança bem desenvolvido, certamente, os problemas de roubo e uso indevido de dados teriam uma grande proporção.
O DocuSign oferece um alto padrão de segurança, com dados criptografados, onde o aceite será dado apenas pelo cliente na página correspondente, ou por meio do link para assinatura eletrônica enviado para o e-mail do responsável.
Agilidade dos processos
Se antes era necessário aguardar o responsável comparecer à empresa para assinar documentos e só então concluir uma transação, com a assinatura eletrônica DocuSign os processos serão finalizados mais rapidamente.
A agilidade é um ganho não só de tempo, mas de oportunidade de negócio. Quanto mais rápido uma proposta for enviada, maior a chance de assinar o contrato e fechar um negócio, para não deixar que o cliente seja abordado pela concorrência.
Com a possibilidade de os documentos serem assinados de qualquer dispositivo e lugar do mundo, não é mais necessária a presença física do signatário para dar andamento às atividades.
Se, por exemplo, for preciso abrir um processo seletivo emergencial para contratação em massa de funcionários e o responsável pela autorização de ampliação do quadro estiver ausente, as demandas não ficarão paradas por falta de mão de obra.
Redução de custos
Os gastos com papel, tinta para impressão, caneta, energia elétrica, aquisição de equipamentos ou até mesmo hora-homem serão, substancialmente, reduzidos com a eliminação de custos dos processos de assinatura manual.
Com a eliminação dos documentos em papel não será mais preciso manter um espaço com arquivos, o que reposiciona o trabalho dos funcionários otimizando o tempo de execução das tarefas.
Sustentabilidade
As empresas que se preocupam com o impacto das suas ações no meio ambiente não só reduzem custos, mas melhoram sua reputação no mercado. Com a eliminação do papel e outros materiais produzidos com base nos recursos naturais, ou seja, o consumo de água e energia.
A responsabilidade ambiental exige ações concretas de contribuição para preservação e uso moderado dos recursos. Assim, a opção de utilizar a assinatura eletrônica é mais um benefício que o DocuSign tem a ofertar às empresas.
Mobilidade
A mobilidade é um dos benefícios mais significativos para a empresa que adota a assinatura eletrônica em sua rotina. A flexibilidade de assinatura por qualquer dispositivo ou local, elimina as barreiras impostas pelos prazos convencionais, para fechamento de uma venda.
Um negócio não será perdido, por exemplo, por falta de assinatura de um contrato fora do horário comercial, final de semana ou feriado. Aproveitar o interesse e a decisão de compra de um cliente, muitas vezes inclui a disponibilidade e a mobilidade de formalizar a negociação a qualquer momento.
As facilidades de uso do software e modernidade no gerenciamento da burocracia são elementos para chamar a atenção dos clientes a favor da empresa. Demonstrar presteza e que não existem obstáculos para atender às necessidades do cliente desenvolve uma relação de confiabilidade e fidelização.
Validade legal
Juridicamente a assinatura eletrônica é válida, podendo ser apresentada em qualquer tribunal na necessidade de evidências para comprovação de uma negociação. O serviço tem validade nos âmbitos jurídico, securitário ou varejista, tanto, quanto um documento assinado e impresso.
Os benefícios da assinatura eletrônica com DocuSign mostram a abrangência da tecnologia e do alcance da solução aos mais diversos segmentos do mercado. Onde ocorrer negociações com necessidade de formalização por documento assinado, o serviço digital terá utilidade.
Eficiência do DocuSign integrada a outras soluções
O DocuSign desenvolveu a solução com API — Application Programming Interface ou Interface de Programação de Aplicativos, aberta e transparente, para facilitar a integração com sistemas que possam agregar valor aos serviços das empresas e organizações.
Com isso, a parceria da Intelligenza com a SAP continua inovando, ao oferecer um serviço completo de assinatura eletrônica com DocuSign integrado ao SAP SuccessFactors, potencializando suas funções.
A integração possibilita simplificar os processos do departamento de RH, de recrutamento e contratação de talentos. As ofertas de trabalho e documentação de contratação serão assinadas mais rapidamente.
Veja algumas alternativas e vantagens de integrar o sistema de assinatura eletrônica com uma ferramenta voltada para a gestão de pessoas:
- possibilidade de oferta de trabalho com autorização imediata da gestão;
- permissão para os candidatos revisarem e assinarem online (o que pode surpreender pela modernidade);
- fluxo de trabalho automatizado e ágil;
- redução de custos na área de recrutamento;
- processo de recrutamento enxuto e transparente.
A principal missão do DocuSign é transformar os processos físicos que exigem assinaturas eletrônicas em digitais, colaborando para que as empresas, independentemente porte, melhorem suas atividades, para expandir os negócios, com redução de custos e ampliação do faturamento.
Gostou do post? Se você deseja modernizar a sua empresa, reduzir os custos e otimizar os processos burocráticos, que tal entrar em contato agora mesmo com a Intelligenza para conhecer de perto a o funcionamento do DocuSign integrado a um sistema inteligente de gestão de pessoas?
